L’automatisation permet aux tâches de se dérouler d’elles-mêmes, garantit que les approbations sont accordées en temps voulu et permet aux équipes de se concentrer sur le travail qui requiert réellement leur attention. Mais vous êtes-vous déjà demandé ce qui se passe lorsque l’automatisation tourne mal ? Cela n’entraîne pas seulement des retards, mais aussi de la confusion, des goulots d’étranglement et de la méfiance à l’égard de l’ensemble du système.
De nombreuses entreprises commencent à automatiser leurs processus en s’attendant à une augmentation immédiate de l’efficacité. Ce qu’elles ne réalisent pas, c’est que l’automatisation d’un processus défaillant ou peu clair ne fait qu’amplifier ses défauts. Dans ce cas, l’automatisation ne résout pas le problème, elle le fige. C’est pourquoi il est essentiel de décomposer vos processus et vos processus de travail pour comprendre réellement comment ils fonctionnent avant d’introduire l’automatisation des processus de travail dans votre entreprise. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes à éviter pour profiter au mieux de l’automatisation au lieu de se contenter de suivre les tendances en la matière.
Erreur 1 : Automatiser des processus défectueux
Si un processus est mal construit, l’automatiser ne l’améliorera pas. Il permettra simplement d’accélérer le traitement des erreurs au sein de l’entreprise sans que personne ne puisse vérifier ce qui n’a pas fonctionné.
Avant d’élaborer une séquence automatisée, il est essentiel de comprendre le cheminement complet d’une tâche, y compris les exceptions et les cas limites. Une chose qui est souvent négligée ici est de comprendre quelles personnes sont associées à la tâche ou au processus, y compris des informations telles que qui doit le réviser et ce qui se passe si quelqu’un n’est pas disponible.
Une automatisation efficace commence par la simplification. Simplifier le processus en supprimant les étapes inutiles, en clarifiant les rôles et en identifiant les points de rupture communs, c’est poser les bases d’un système qui favorise l’efficacité au lieu de la compliquer.
Erreur 2 : Automatiser à outrance (ou automatiser les mauvaises choses)
Une fois les outils en place, on a tendance à automatiser autant que possible. Mais tous les processus ne bénéficient pas de l’automatisation, et toutes les étapes ne doivent pas être soustraites à la main de l’homme. Lorsque les entreprises tentent d’automatiser des tâches importante ou en contexte, le résultat donne souvent une impression d’impersonnalité ou de manque de réactivité.
L’automatisation fonctionne mieux lorsqu’elle est appliquée à des tâches prévisibles et reproductibles, telles que celles qui impliquent le routage, les notifications, la saisie de données ou les changements d’état. C’est dans ces domaines que la technologie peut faire gagner du temps sans compromettre le jugement ou la nuance. L’erreur consiste à appliquer cette même logique aux approbations qui requièrent de la discrétion ou aux communications qui exigent de l’empathie.
C’est particulièrement vrai dans les processus interfonctionnels, où les responsabilités changent et où le contexte compte. Un processus rigidement automatisé peut conduire à des nuances manquées, à des exceptions bloquées et à la frustration des personnes impliquées. L’équilibre est essentiel. L’objectif n’est pas d’éliminer les humains du processus, mais de leur donner de meilleurs outils pour qu’ils puissent prendre des décisions plus facilement et de manière plus cohérente.
Erreur 3 : Ignorer la gestion du changement
Même l’outil d’automatisation du processus le plus efficace est voué à l’échec si personne ne l’utilise. L’un des défis les plus sous-estimés en matière d’automatisation des processus consiste à obtenir l’adhésion des personnes qui sont censées l’utiliser. Si les collaborateurs ont l’impression que l’automatisation leur est imposée – sans contexte, formation ou contribution – il est peu probable qu’ils lui fassent confiance ou qu’ils l’adoptent.
La résistance n’est pas toujours liée à la technologie elle-même. Elle découle souvent d’un manque de clarté. Pourquoi modifions-nous notre façon de travailler ? Quels problèmes cela résout-il ? En quoi cela facilite-t-il mon travail ?
La solution est simple mais rarement prioritaire : la communication. Inclure les utilisateurs dès le début du processus de conception, expliquer la raison d’être des changements et offrir un soutien pratique lorsque les processus changent, tout cela rend l’adoption plus naturelle et durable. L’automatisation introduite en tant qu’outil avec l’équipe, et non pour l’équipe, a beaucoup plus de chances de durer.
Erreur 4 : Pas de plan pour les exceptions ou les erreurs
L’automatisation suppose que les choses se déroulent comme prévu. Souvent, ce n’est pas le cas. Les systèmes doivent intégrer une logique pour tenir compte des retards, des erreurs et des exceptions, comme l’absence d’un collaborateur, l’oubli d’une entrée ou le téléchargement d’un document dans le mauvais format.
En l’absence d’une gestion claire des erreurs ou de processus de repli, un processus de travail peut facilement s’enliser. Pire encore, personne ne peut s’en rendre compte avant plusieurs jours. Il en résulte un rattrapage manuel, une perte de temps et une perte de confiance dans le système automatisé. Lorsque l’automatisation crée plus de problèmes de gestion qu’elle n’en évite, c’est que quelque chose n’a pas fonctionné.
C’est ici qu’une conception réfléchie fait la différence. Une stratégie d’automatisation des processus d’entreprise bien mise en œuvre tient compte de ce qui pourrait mal se passer, et pas seulement de ce qui est censé bien se passer. Parmi les fonctionnalités intégrées utiles, citons :
- Rappels et remontées automatisés lorsque des actions sont en retard
- Approbateurs suppléants pour les étapes critiques.
- Règles de validation pour détecter rapidement les entrées incomplètes.
- Alertes d’erreur en temps réel et options de récupération.
- des journaux et des outils de suivi pour savoir ce qui s’est passé et à quel moment
Il s’agit de petites garanties qui permettent d’éviter que des problèmes mineurs ne deviennent des obstacles majeurs.
Erreur 5 : Traiter l’automatisation comme un projet ponctuel
L’automatisation n’est pas un effort de mise en place et déploiement. C’est un système qui doit évoluer. Les équipes changent, les priorités évoluent et les processus s’affinent. Lorsque les processus ne sont pas modifiés après leur déploiement initial, ils deviennent rapidement obsolètes ou désalignés par rapport à la façon dont les gens travaillent réellement.
Les entreprises qui connaissent un succès à long terme avec l’automatisation de l’entreprise réexaminent régulièrement leurs systèmes. Elles mesurent ce qui fonctionne, signalent ce qui ne fonctionne pas et affinent les processus pour mieux répondre à l’évolution des besoins. Il peut s’agir d’ajouter de nouvelles étapes, de supprimer celles qui sont inutiles ou de reconfigurer la manière dont les tâches sont assignées.
L’optimisation des processus n’est pas seulement un effort technique, c’est aussi un effort qualitatif. Elle nécessite la contribution permanente des utilisateurs finaux, la clarté de la direction et le soutien des équipes informatiques ou opérationnelles. Les processus les plus précieux sont ceux qui restent vivants – adaptables, transparents et améliorés en permanence.
L’automatisation des processus est l’un des moyens les plus efficaces d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de réduire les efforts manuels et d’aider les équipes à se concentrer sur ce qui compte. Mais elle n’est pas à l’abri des erreurs. Les erreurs les plus courantes sont liées à l’absence de travail préparatoire : ne pas comprendre le processus, ignorer les personnes impliquées ou supposer qu’une fois construit, le travail est terminé.
Éviter ces erreurs ne consiste pas seulement à améliorer les résultats. Il s’agit de construire des systèmes auxquels les gens font confiance, qu’ils utilisent et sur lesquels ils s’appuient tous les jours. C’est là que l’automatisation a l’impact qu’elle promet, non pas dans le code, mais dans la clarté qu’elle apporte à la façon dont le travail est effectué.
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