Pour les petites et moyennes entreprises, les coûts opérationnels augmentent souvent en silence. Quelques heures supplémentaires passées à courir après les approbations, un processus manuel qui nécessite une surveillance constante, des tâches effectuées en double parce que les systèmes ne communiquent pas entre eux. Ces inefficacités épuisent les ressources et ralentissent les processus, ce qui constitue un obstacle majeur à la croissance.
L’automatisation intelligente des processus est un moyen de réduire ces coûts inutiles. Dans la plupart des cas, il ne s’agit pas de transformer l’ensemble du processus, mais de cibler les inefficacités récurrentes que la plupart des entreprises ont fini par accepter comme faisant partie des opérations quotidiennes.
Comment l’automatisation réduit les coûts (là où c’est important)
Les processus manuels semblent souvent rentables à première vue. Après tout, ils ne nécessitent pas de nouvelle solution ou d’investissement initial. Mais les coûts réels apparaissent plus tard : délais non respectés, erreurs évitables, tâches répétitives qui prennent des heures chaque semaine et processus qui s’effondrent lorsque les personnes clés ne sont pas disponibles.
Ce qu’il faut retenir de l’automatisation intelligente, c’est qu’elle ne se contente pas d’accélérer les étapes. Au contraire, l’automatisation intelligente élimine complètement les étapes inutiles, de sorte que les équipes n’utilisent leurs ressources que pour ce qui compte le plus.
Plus le volume de demandes, de transactions et de documents augmente, plus les économies réalisées grâce à une plus grande efficacité augmentent. Lorsque l’automatisation s’adapte à l’entreprise, le contrôle des coûts est intégré au mode de fonctionnement de l’entreprise, et non pas ajouté après coup.
Par où commencer ? Domaines à fort impact pour les PME
Les petites et moyennes entreprises n’ont souvent pas le luxe de déployer des projets de transformation à l’échelle de l’entreprise, mais elles disposent d’endroits où les goulots d’étranglement sont fréquents, où le volume des tâches est élevé et où l’impact de l’automatisation se ferait sentir presque immédiatement.
Les domaines les plus courants qui bénéficient de l’automatisation sont les suivants :
· Les approbations de factures et de paiements qui nécessitent une saisie de données répétitive ou une approbation en plusieurs étapes.
· L’intégration ou la suppression de collaborateurs, dont les étapes peuvent être modélisées et suivies.
· Les processus de service à la clientèle impliquant le routage de tickets, la collecte de commentaires ou le suivi.
· Les demandes d’approvisionnement qui impliquent une documentation standard et des cycles d’examen.
· Révisions de contenu ou approbations de documents internes sujettes à des confusions de versions
Lorsqu’elle est bien faite, l’automatisation augmente l’efficacité et peut aider les équipes à se concentrer sur les tâches les plus importantes.
Comment l’optimisation des processus soutient la croissance durable
La réduction des coûts est souvent associée à la réduction – en faire moins, utiliser moins de ressources ou geler les nouvelles mesures. Mais l’automatisation favorise un autre type de contrôle des coûts : elle permet aux entreprises de se développer sans augmenter leurs frais généraux au même rythme. En supprimant le besoin de coordination manuelle et de supervision constante, l’automatisation permet aux équipes de gérer plus de travail sans s’épuiser ni manquer d’étapes.
Comment choisir un outil d’automatisation qui soit réellement utile ?
Tous les outils d’automatisation n’offrent pas la même qualité. Pour les PME en particulier, les outils d’automatisation doivent être à la fois performants et évolutifs. Un système qui nécessite une assistance informatique importante ou l’intervention d’un développeur ne sera pas viable à long terme.
Voici quelques-uns des éléments que vous devriez rechercher dans une solution d’automatisation des processus :
- Personnalisation Low-code pour que les équipes commerciales puissent construire ou ajuster les processus sans aide technique constante.
- Une visibilité claire du processus afin que les parties concernées puissent suivre l’état d’avancement des tâches, les transferts et les performances au fil du temps
- Conception évolutive qui prend en charge l’évolution des besoins sans avoir à recommencer plus tard
- Des fonctionnalités de conformité intégrées qui réduisent les risques sans ralentir les choses
- Accès sécurisé au cloud pour permettre le travail à distance sans compromettre le pilotage
Pour de nombreuses entreprises, l’automatisation semble être un objectif futur. Pourtant, de petites améliorations ciblées peuvent permettre de réaliser d’importantes économies et d’améliorer la clarté opérationnelle, même dans un avenir proche. La gestion intelligente des processus et l’automatisation ne consistent pas à tout faire plus vite, mais à comprendre les lacunes de vos processus et à les rendre plus efficaces.
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