Aperçu général
Avant de passer au numérique, le Bureau général d’audit (GAB) a traité un immense volume de paperasse. Les données et documents associés aux entités gouvernementales apparentées ont été collectés et transférés entre eux dans de grandes boîtes. Ce processus de transfert a limité le degré et la qualité de leur performance en raison du besoin de beaucoup d’auditeurs, du nombre excessif de documents et de la complexité du processus en termes de transport, d’espace et autres risques.
GAB voulait mettre en œuvre un système électronique qui aide à l’automatisation de ses procédures commerciales. Il faisait partie du processus de réalisation de la vision 2030 de l’Arabie Saoudite pour la création des villes intelligentes, du programme national de transformation 2020, et afin de mettre en œuvre le plan stratégique de transformation numérique du bureau général d’audit.
Après la création de la vision 2030 dans le Royaume d’Arabie Saoudite, les entités se sont concentrées sur le développement des stratégies qui les aident à travers une expédition progressive vers la transformation numérique. La vision 2030 a inspiré GAB à investir davantage dans les nouvelles technologies intégrant l’IA, l’IoT et le Big Data et l’a encouragé à plonger dans le monde des villes intelligentes. Plusieurs entités dans les secteurs public et gouvernemental ont pris l’initiative et ont commencé à proposer des stratégies pour porter cette vision à un niveau supérieur. L’une des premières entités qui a adapté cette étape était le Bureau général d’audit en lançant SHAMEL, la plateforme d’audit numérique.
De quoi avaient-ils besoin ?
GAB devait gérer de nombreuses tâches manuelles et manquait d’un système automatisé capable de gérer le cycle de vie de ses opérations d’audit.
GAB devait lutter contre la corruption dans les institutions publiques en mettant en œuvre une solution permanente qui améliore la supervision financière et réduit la mauvaise gestion des ressources financières dans le pays.
GAB cherchait à faciliter et à accélérer l’échange des documents électroniques et des résultats d’audit avec les entités supervisées par le Bureau via le réseau gouvernemental sécurisé (GSN) et le réseau MIFON fourni par le Centre National D’information (NIC).
L’objectif de ce plan devait viser à connecter plus de 1 000 entités gouvernementales et semi-gouvernementales couvertes par la supervision du GAB avec la plate-forme d’audit électronique intelligent.
En conséquence, les experts d’Intalio ont conçu « SHAMEL », un système de suivi électronique, pour achever les travaux d’audit du Bureau général d’audit et l’échange de données et documents financiers avec les entités afin de faciliter et d’accélérer le travail d’audit et de fournir les résultats rapportés aux organisations concernées.
Plus d’informations sur SHAMEL
Le système vise à organiser la préparation des plans annuels et un tiers par an, et la mise en œuvre des tâches sur le terrain via une plateforme électronique. SHAMEL cible toutes les agences gouvernementales et semi-gouvernementales dans le pays.
La plate-forme qui permet l’automatisation du processus d’audit financier et renforce les fondamentaux de l’audit via l’apprentissage automatique et l’intelligence artificielle, a été mise en œuvre via un ensemble de projets depuis 2015 comme suit :
Phase 1 : automatisation de tous les processus d’audit. Le GAB recherchait une solution pour remédier à différents problèmes tels que : réduire le nombre d’auditeurs, gagner de la place, obtenir de meilleurs résultats, et optimiser les temps de traitement. Il fallait tout d’abord s’assurer que tous les processus allaient être tous automatisés et intégrés dans une plate-forme électronique.
Phase 2 : mise en œuvre du connecteur SHAMEL et de l’application de capture dans toutes les agences qui leur permettent de se connecter électroniquement au système et de partager tous les documents et toutes les données financières. Cette étape a facilité la communication entre les entités. Le GAB avait alors la possibilité d’envoyer électroniquement toutes les observations ou rapports aux entités concernées.
Phase 3 : SHAMEL Big Data et Analytics apporterait au Bureau général d’audit une autre dimension à son système afin de pouvoir stocker une quantité massive de données financières utilisées lors de l’audit, et d’appliquer des analyses sur ces données pour générer des résultats d’audit plus pertinents. Le GAB était maintenant en mesure de gérer le cycle de vie de ces documents et de faciliter l’automatisation, l’archivage, le transfert et le routage de tous les documents entrants et sortants.
Phase 4 : la plateforme en ligne de SHAMEL fournit un support technique et administratif aux entités gouvernementales. L’administrateur d’une entité peut enregistrer les utilisateurs de son entité dans SHAMEL et gérer leurs autorisations. Les utilisateurs de l’entité peuvent ouvrir des tickets, réserver une réunion avec l’équipe sur SHAMEL et s’inscrire à des sessions de formation fournies par le centre de formation du Bureau général d’audit. La plateforme comprend une bibliothèque électronique et un centre d’apprentissage en ligne qui offrent tous les supports nécessaires liés à l’utilisation de SHAMEL. Il est important de souligner que SHAMEL respecte l’égalité des sexes en proposant divers programmes de formation aux employés des services financiers et d’audit interne, dont le nombre de stagiaires inscrits dans les programmes de formation, représentait environ 5000 stagiaires hommes et femmes.
Phase 5 [Vision future et sera mise en œuvre en 2020] :gestion des données brutes de SHAMEL permet de convertir des documents financiers en données brutes pour améliorer les processus d’audit et appliquer de meilleures analyses. Cela signifiait que les données commençaient à avoir un sens et que des informations exploitables pouvaient être extraites pour une meilleure prise de décision. Cette phase permet la connectivité et l’intégration avec d’autres systèmes fournis par d’autres entités gouvernementales, comme Etimad fourni par le ministère des Finances, et des services électroniques fournis par le Ministère Saoudien de la Fonction Publique.
Phase 6 [Vision future et sera mise en œuvre en 2020] :la plateforme d’audit intelligent SHAMEL qui permet l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique dans les processus d’audit automatisés. Le système appliquera des analyses prédictives sur les données aux auditeurs pour les aider à améliorer leur processus d’audit.
Après la mise en œuvre de SHAMEL…
Après la mise en œuvre réussie de SHAMEL, GAB a pu atteindre ses objectifs d’améliorer et d’automatiser les services et les procédures des opérations entre eux et les entités qu’il contrôle. Suite à la réduction des coûts d’exploitation, paperasse et les procédures qui dépendent fortement du papier, SHAMEL a résolu des problèmes plus importants qui retardaient le progrès de GAB.
SHAMEL a permis au GAB de gérer et d’organiser les données et les enregistrements des entités en plus l’échange des données et des documents nécessaires à l’achèvement du processus d’audit, couvert par le GAB, à travers le réseau gouvernemental sécurisé (GSN) et le réseau MIFON fourni par le NIC.
La gestion et l’archivage des documents ont été effectués conformément aux normes de sécurité tout en gardant les documents de travail liés à l’ensemble du processus d’examen, de génération de rapports et de réponses. SHAMEL a fourni des programmes de travail aux auditeurs et a géré leur mise en œuvre à travers le système avec des indicateurs et des statistiques pour les résultats des audits.
« Cette plateforme d’audit intelligente et unifiée créée par Intalio, pour toutes nos entités gouvernementales dans le Royaume, comprenait un système électronique pour préparer les rapports partiels et finaux, requis pour le plan annuel, sur la base desquels les budgets des entités gouvernementales sont fixés. Il a permis l’intégration à la fois avec les plateformes financières du ministère des Finances et les systèmes de suivi de la correspondance des entités gouvernementales via un HUB centralisé. » A déclaré Ahmed Mohamed Al Hussein, superviseur général de SHAMEL, Bureau Général D’audit.
Réel, Brut, Résultats…
Près de 600 entités sont liées aujourd’hui et nous travaillons à atteindre toutes les 992 entités dans un avenir proche.
Les montants totaux réclamés par le Bureau au cours de l’année et toujours en cours de suivi auprès des entités concernées, ont atteint plus de 66 milliards de SR, soit une augmentation de 78% par rapport à l’année dernière, ajoutant que cette augmentation substantielle des résultats des travaux du Bureau réfléchit le succès de cette méthodologie développée.
Concernant le lien électronique entre GAB et les entités auditées via le système d’e-audit, plus de 550 agences gouvernementales ont déjà été reliées, soit une augmentation de 170% par rapport à l’année précédente.
Les montants totaux que le Bureau a pu ramener au trésor public, durant l’exercice financière couvrant le rapport, ont atteint plus de 20 milliards de SR, soit une augmentation de 127% par rapport à l’année dernière.
« Ces résultats reflètent le haut niveau de qualité et d’efficacité après la mise en œuvre de la plateforme SHAMEL. Il ne fait aucun doute qu’il s’agit de l’un des projets les plus précieux du plan de transformation numérique conçu par Intalio. Il comprend toutes les parties avec une surveillance sans faille sur les étapes de travail, une diversité d’acteurs supervisés, avec lesquels le Bureau travaille et coordonne. Nous sommes très fiers de cette réalisation. » A déclaré Ali Hmedeh, chef de SHAMEL, Intalio.
Vision de SHAMEL…
Nos experts chez Intalio ont une mission ininterrompue d’optimiser SHAMEL. Notre objectif actuel est de transformer le système d’audit électronique en une plateforme d’audit « intelligente », intégrant les dernières avancées en matière d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle. La plate-forme doit travailler sur des données brutes pour faciliter le processus d’enquête que les auditeurs traversent à chaque fois.
Dans un proche avenir, les entités gouvernementales peuvent en faire l’expérience grâce à une intégration « système à système » en créant un outil d’intégration sur site qui se connecte à tous les documents financiers et les intègre automatiquement à SHAMEL avec très mineure à aucune interaction humaine.
À propos du Bureau général d’audit (GAB) :
Le Bureau Général D’audit (GAB) est l’institution supérieure d’audit au Royaume d’Arabie Saoudite. Conformément à la constitution du GAB, le bureau est responsable du post-audit des revenus, dépenses, actifs mobiles et fixes de l’État. En outre, il exerce un contrôle d’audit afin de garantir une utilisation et une maintenance adéquates des ressources précédemment citées.
