Enjeux et défis auxquels les entreprises modernes sont confrontées aujourd’hui –
À l’époque révolutionnaire que nous traversons aujourd’hui, les entreprises des secteurs public et privé traitent une immense quantité de correspondances sous différentes formes. La gestion du cycle de vie de la correspondance depuis son entrée jusqu’à sa sortie devient un parcours du combattant si on veut garantir le traitement de grands volumes, avec fiabilité, rapidité et sécurité.
Nous avons établi une liste, non exhaustive, des défis à relever pour mettre en place un système de gestion la correspondance d’une entreprise moderne :
- Gestion et suivi d’importants volumes de documents en format papier
- Examiner, commenter, approuver et envoyer manuellement les correspondances
- Optimiser et suivre les performances des employés
- Prendre de meilleures décisions en raison de rapports insuffisant
- Sécuriser les accès, le stockage et la livraison des informations
- Assurer la gouvernance de l’entreprise et de l’information
- Perte de documents et difficulté à suivre la circulation ou le statut des documents
- Coûts plus élevés associés au problème des doublons
- Frustration face à la file d’attente de traitement des documents
Force est de constater que chaque entreprise doit maintenant disposer d’un système qui standardise le cycle de vie complet de la correspondance en automatisant la capture, le routage, la classification, l’archivage et le reporting garantissant une responsabilité totale.
Le suivi des correspondances
- Pourquoi est-ce nécessaire ?
Les entreprises ont aujourd’hui trois objectifs fondamentaux à atteindre pour réussir et assurer la continuité de leurs activités : productivité, flexibilité et adaptabilité. Avec les mégadonnées en croissance constante et la correspondance évoluant dans ses différentes sources (documents numérisés, courriels, documents électroniques, etc.), la seule façon d’atteindre ces objectifs est d’utiliser un système de suivi des correspondances électroniques pour remplacer les méthodes de communication sur papier devenues obsolètes.
De plus, les organisations sont censées répondre aux différents types de correspondance en temps propice et avec une grande précision. Par conséquent, le traitement manuel de la quantité massive de correspondances entrantes et sortantes a entraîné un temps de traitement plus long, des informations inefficaces ou indisponibles et des coûts opérationnels accrus.
- Intalio Correspondance –Aperçu général
Nous offrons un système entièrement intégré et basé web d’automatisation et de tracking des correspondances d’Intalio, une solution de bout en bout permettant aux organisations de capturer, suivre, expédier, gérer et archiver la correspondance interne et externe de manière transparente
Notre système de correspondance innovant permet aux utilisateurs d’écrire et d’envoyer de la correspondance de manière gérée et organisée, en soutenant les initiatives « vertes » avec la possibilité de passer à un environnement sans papier en capturant et en stockant tous les documents papier ou électroniques tout en gérant la circulation de la correspondance de manière transparente.
Intalio Correspondance garantit également un lieu de travail complet et sécurisé en :
- Améliorant l’organisation et le processus de classement des documents importants et confidentiels.
- Appliquant des restrictions et en autorisant l’accès uniquement aux utilisateurs autorisés.
- Permettant aux utilisateurs de trouver, réviser, commenter et envoyer des correspondances de manière transparente.
- Fournissant des dashboards avancés et personnalisés et des outils de surveillance des performances pour une meilleure efficacité.
- Permettant un accès transparent aux informations à tout moment et en tout lieu.
Quoi de neuf dans Intalio Correspondance 6.0.0?
Nous avons récemment lancé une nouvelle version de notre système de suivi des correspondances – la version 6.0.0. Continuez à lire pendant que nous discutons plus en détail de certaines des principales fonctionnalités et des principaux avantages de cette nouveauté.
Fonctionnalités de la solution –
Le système de tracking des correspondances est entièrement conçu pour inclure toutes les fonctions dont une organisation a besoin, bien qu’il existe de nombreuses mises à niveau de nouvelles fonctionnalités, voici une liste simplifiée des principales fonctionnalités qui donneront à votre organisation de l’avantage compétitif :
Type | Catégorie | Fonction | Description |
Fonctionnalité principale | Expérience utilisateur amélioré | Design Remodelé | Un nouveau design agréable est créé pour améliorer l’expérience utilisateur, en tenant compte de l’utilisabilité, de l’adaptabilité et de la navigation lors de la navigation sur l’interface Web. |
Fonctionnalité Principale | Architecture Restructuré | Sécurité innovante de la correspondance | De nouveaux modèles et normes de sécurité sont appliqués pour fournir une sécurité considérablement améliorée et accroître la confiance dans le système. Ces fonctions de sécurité incluent : · Annotations d’interdiction · Filigrane avec ID utilisateur intégré (invisible à l’œil nu – cryptographie) · Timbres électroniques · Chiffrement · Chaînes sécurisées |
Fonctionnalité Principale | Collaboration Amélioré | Viewer Innové | Une visionneuse universelle avancée intégrée qui fournit des fonctionnalités d’imagerie originales telles que la visualisation, la rotation, le zoom, le contraste, le nettoyage, la suppression de l’inclinaison, la suppression des taches, le recadrage, les annotations avancées, l’estampage, les masquages de confidentialité et la segmentation de l’image. Les performances sont bien améliorées, la vitesse de téléchargement, la prise en charge d’une plus grande taille, la vitesse de traitement et la gestion des exceptions. |
Règles Personnalisées | Afin de filtrer les correspondances, les utilisateurs pourront créer de nouveaux dossiers et filtrer leurs correspondances en fonction du critère spécifique de leur choix, que ce soit par Contact, Département et Finalité… etc. | ||
Module Notifications | Ce module permet aux utilisateurs de filtrer les correspondances en fonction de leur stade : retardé, terminé ou différé avec la possibilité de définir des rappels et des alertes de date ou d’envoyer des actions de suivi à des utilisateurs spécifiques avec des rappels de date. | ||
Transfert de rappel amélioré | L’utilisateur peut rappeler n’importe quel transfert envoyé, et la correspondance sera récupérée de la boîte de réception du destinataire même si elle a été ouverte, l’accès sera supprimé lors du rappel. Plusieurs options de rappel sont également disponibles. | ||
Module de délégation amélioré | L’utilisateur peut déléguer ses tâches à un utilisateur assigné qui peut transférer, répondre et approuver des correspondances au nom de l’utilisateur initial. Lorsque quelqu’un revient de vacances et ouvre une lettre, celle-ci est automatiquement supprimée de la personne à laquelle elle a été déléguée. Délégation sur un élément spécifique ou basée sur une règle spécifique. | ||
Escalade | Escalade automatique lorsque les lettres sont en retard. Email envoyé à son manager. Escalade à travers la hiérarchie basée sur la durée prédéfinie et le temps, l’urgence et les niveaux de la carte hiérarchique (module de configuration). | ||
Planification | Ce module offre la possibilité de planifier l’exécution de diverses correspondances à des moments prédéfinis ou après des intervalles de temps spécifiés. Programmer des rappels ou des notifications ou des actions spécifiques (envoyer à l’entité destinataire et signer). | ||
Rappel de Correspondance | Des messages de rappel peuvent être envoyés au destinataire de la correspondance en cas de retard de la réponse ou de l’action. | ||
Fusionner / Séparer les correspondances | Le système offre la possibilité de fusionner deux correspondances différentes (comme une correspondance initiale et une correspondance d’extension), ou de séparer deux correspondances si nécessaire en spécifiant les documents associés de chacune. | ||
Fonctionnalité Principale | Recherche plus intelligente |
Recherche améliorée (NLP, recherche contextuelle et avancée) | Un moteur de recherche amélioré avec des fonctionnalités d’analyse fournissant de nombreux types de recherche pour les utilisateurs tels que la recherche phonétique, la recherche floue, la recherche générique, etc.… |
Fonctionnalité Principale | Support Cloud |
|
Prend en charge la possibilité de s’effectuer sur un cloud public exploité par un fournisseur tiers (comme AWS, Azure, Oracle ou Google cloud, etc.), ou toute infrastructure de cloud privé entièrement dédiée au client. |
De plus, vous pouvez retrouver des modules complémentaires et extensions de Correspondance nouveaux et moderniser qui incluent les éléments suivants :
Type | Catégorie | Module / Composant | Description |
Extension | Signature Numérique | Signature Numérique | En plus de l’extension de signature numérique Intalio, nous proposons une intégration standard avec un logiciel de signature numérique tiers via un connecteur standard. |
Extension | Connecteur | Connecteur Outlook | Une extension conçue pour simplifier l’intégration entre Microsoft Outlook et CTS et permettre aux utilisateurs de stocker et de récupérer des correspondances depuis / vers l’application Outlook avec un support hors ligne. |
Extension | Portail Exécutif | Portail Exécutif | Une version allégée de CTS qui offre aux utilisateurs d’élite et VIP uniquement des fonctionnalités de gestion dans une apparence professionnelle et moderne + des dashboards avancés. |
Extension
| AI Paquet
| NLP et apprentissage automatique : classification automatique | Cette fonction donne au système la possibilité de scanner le contenu d’un document et d’attribuer automatiquement des catégories et des mots clés en fonction du contenu du document. |
Services cognitifs : traitement d’objets et d’images et marquage automatique | Les systèmes génèrent automatiquement des métadonnées pour étiqueter, stocker et gérer intelligemment chaque élément d’information, éliminant ainsi la nécessité de catégoriser manuellement le contenu. | ||
Services Cognitifs: OCR | Un outil multitâche permettant aux utilisateurs d’effectuer la reconnaissance optique de caractères (OCR) sur des images / documents, prenant en charge les langues anglais, français et arabe. | ||
Assistant Chatbot | Un assistant de chatbot est certainement utile pour tous les utilisateurs du système, où la procédure de FAQ connue et les anciennes méthodes d’aide sont devenues ennuyeuses et ne répondent pas toujours aux attentes des utilisateurs. | ||
Extension |
| Stockage Big Data | Prend en charge les serveurs de stockage de Big Data tels que Hadoop |
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