Parcours décisif pour une stratégie de gouvernance réussie
L’information est sans nul doute l’atout le plus précieux de toute entreprise de nos jours. Les employés traitent différents types d’informations dans leur travail quotidien. Presque toutes les entreprises sont surchargées d’informations à mesure que les données continuent d’augmenter. Pour rester au top et utiliser correctement ces informations, les entreprises doivent mettre en place une stratégie appropriée de gouvernance du contenu et de l’information.
Une stratégie de gouvernance de l’information évalue l’ensemble de l’écosystème d’une entreprise pour déterminer les bons outils, processus et les connaissances nécessaires. Dans la plupart des cas, les activités et processus métier sont pilotés par des données. Les entreprises doivent réfléchir à la manière dont elles souhaitent positionner leurs données et au type d’informations qu’elles souhaitent exploiter. Cela se fait en évaluant simplement le cycle de vie des informations. Répondre à des questions telles que la quantité de données produites, d’où proviennent ces données et ce que nous attendons de ces données.
Le cycle de vie des informations commence dès leur création et se termine par la rétention ou l’élimination. Cependant, gouverner et extraire de la valeur issue des informations est devenu un défi, car de nombreuses entreprises se retrouvent avec une multitude de plates-formes non connectées.
Le besoin d’une stratégie fonctionnelle de gouvernance de l’information –
Compte tenu de l’importance d’avoir une stratégie de gouvernance de l’information bien pensée, nos consultants en gestion de l’information chez Intalio instaurent un niveau d’expertise plus approfondi pour nos clients en partageant leurs connaissances et les meilleures pratiques dans le domaine concerné.
Nos services de conseil aident les entreprises à construire une stratégie durable qui guide une entreprise pour garder ses pratiques de gestion de l’information synchronisées, améliorer ses processus et se préparer pour l’avenir. La bonne information au bon moment est la clé de l’innovation, de l’efficacité des processus et de l’excellence du service. Sans une stratégie de gouvernance de l’information approfondie, vous ne pourrez pas soutenir l’activité de votre entreprise.
Poursuivez votre lecture pendant que nous vous guidons dans la mise en place d’une stratégie pertinente pour soutenir le travail de votre entreprise. Outre les différents domaines que votre entreprise doit évaluer avant de décider de mettre en œuvre une solution de services de contenu et l’approche à suivre lors de cet exercice.
Afin d’exécuter la bonne stratégie de gouvernance de l’information, les domaines clés suivants doivent être évalués, analysés et documentés :
1) Environnement de l’entreprise –
Évaluer l’état actuel de l’entreprise en acquérant une solide compréhension de la taille, de la structure, des projets, des protocoles de communication, des procédures, etc. de l’entreprise constitue la première étape…
Nos experts chez Intalio, relèvent les défis au sein de l’entreprise, tout en évaluant vos besoins et en analysant les processus et comportements sous-jacents. Nous répondons à des questions telles que ; comment fonctionne votre entreprise exactement ? Comment le travail est-il réellement exécuté ? Qui reporte à qui ? Comment l’information circule-t-elle au sein de l’entreprise ? Comment les décisions sont-elles prises ?
2) Examen approfondi de l’état actuel de l’entreprise –
Ici, nous allons plus loin avec les informations produites, utilisées et entretenues tout au long du cycle de travail de l’entreprise. Ces informations sont extrêmement précieuses car elles aideront à former la vision d’entreprise, qui commencera à façonner ce à quoi elle ressemblera dans le futur, une fois le programme mis en œuvre. Deux aspects différents sont abordés à ce stade:
La gouvernance de l’information comprend les technologies, les politiques internes, les processus et les stratégies d’une entreprise, utilisés pour optimiser l’information afin de répondre à ses besoins commerciaux, ainsi que les réglementations légales et industrielles, tout en minimisant les risques. Cela consiste à déterminer et définir les éléments clés ci-dessous:
1) Gestion des enregistrements
• l’identification, la classification, la conservation, l’utilisation et l’élimination éventuelle des enregistrements et des informations.
2) Gestion de contenu:
• Le stockage et l’accès aux archives et informations électroniques.
• Sécurité, contrôles d’accès, conservation et élimination, et conservation légale des informations électroniques.
3) Gouvernance des données :
• Le niveau d’intégrité des données : des processus et des contrôles sont en place pour garantir que les données sont véritables, précises et uniques.
• Nettoyage des données pour supprimer les données corrompues, inexactes ou superflues et doublons pour éliminer les données redondantes.
• Master Data Management (MDM) pour garantir que les rapports, analyses et conclusions reposent sur des données propres et fiables.
4) Sécurité de l’information
• Contrôler l’accès à l’information et maintenir la sécurité des informations et communications confidentielles.
• Signatures numériques, cryptage de document, DLP Prévention de perte de données et IRM Gestion des droits relatifs à l’information.
5) Confidentialité des données:
• L’identification et la protection de toute information permettant d’identifier une personne, comme le nom, le numéro de dossier médical, le numéro de carte de crédit, etc…
6) Gestion des risques:
• L’identification, évaluation et hiérarchisation des risques.
7) Gestion des connaissances:
• Créer, partager, utiliser et gérer les connaissances et l’information au sein d’une entreprise afin de tirer le meilleur parti de ces connaissances.
8) Expérience en gestion des litiges:
• Les processus juridiques clés impliquent une expérience en découverte électronique (e-discovery), politiques de rétention des enregistrements et de l’information, notification de suspension légale et les pratiques des dispositifs de défenses juridiques.
9) Conformité règlementaire:
• S’assurer que l’entreprise est conforme aux lois en vigueur, aux règlementations et aux politiques internes.
La gestion du cycle de vie de l’information consiste en l’acquisition d’informations provenant de diverses sources, leur conservation, leur distribution et leur élimination par suppression ou archivage, conformément aux politiques de gouvernance de l’information de l’entreprise.
La gestion du cycle de vie de l’information comprend les étapes suivantes:
3) Défis et difficultés –
Comme nous pensons que les défis rencontrés sont le mieux décrits par les acteurs du numérique qui traitent l’information au quotidien, cette phase est dédiée à recueillir leurs avis, en organisant plusieurs ateliers avec tous les départements pour comprendre les véritables difficultés rencontrées dans leur routine de travail. L’objectif principal de cet exercice est d’obtenir le témoignage des employés effectivement impliqués dans la création, la gestion et l’utilisation de l’information dans l’entreprise, et de comprendre les défis et les difficultés auxquels ils sont confrontés tout au long de leurs tâches quotidiennes.
4) Analyse des écarts et mesure du succès –
L’écart fait référence à l’espace entre «où se situe votre entreprise» (l’état actuel) et «où vous voudriez que votre entreprise arrive» (l’état cible). Une analyse des écarts est une méthode d’évaluation des différences de performance pour déterminer si les exigences opérationnelles sont satisfaites et, dans le cas contraire, quelles mesures doivent être prises pour s’assurer qu’elles soient satisfaites. L’objectif est de supprimer l’écart entre la performance actuelle et le potentiel disponible afin d’atteindre la situation idéale.
Développer une feuille de route pour votre stratégie de gouvernance –
Lorsque vous avez déterminé les facteurs de succès critiques en examinant chacun des composants clés, nous devons les adapter spécifiquement aux objectifs que nous essayons d’atteindre en mettant en œuvre une stratégie de gouvernance de contenu répondant aux besoins et objectifs de votre entreprise.
Nous serons alors en mesure de prendre une décision en définissant une stratégie de gestion de l’information et de gouvernance fiable. En développant cette feuille de route, nous fixerons les objectifs et les jalons importants pour le renforcement et l’amélioration de la gouvernance de l’information au sein de l’entreprise. Nous pouvons enfin optimiser les outils et intégrer les fonctionnalités numériques dans vos activités afin de faciliter votre gouvernance de l’information et soutenir votre entreprise.
Parlons-en, en face à face avec nos experts dès aujourd’hui, pour vous assister dans la mise en œuvre d’une stratégie de gouvernance du contenu de votre entreprise.
