Salle de courrier numérique

Traitez facilement des courriers électroniques entrants ou sortants, voire même des courriers papier internes.
Améliorez l’efficacité et réduisez les coûts grâce à un système avancé d’automatisation de salle de courrier.

Le processus de gestion du courrier ne sera plus jamais lent, mal fait et onéreux. La salle de courrier numérique d’Intalio© permet aux entreprises d’automatiser puis de rationaliser leurs procédures de messagerie, notamment les communications internes, les correspondances avec un client, les demandes de services, les déclarations fiscales, et bien plus encore.

Cet outil propose aux utilisateurs une vision claire du flux et du statut du courrier en temps réel en transformant la salle de courrier en hub pour la saisie, l’envoi et le suivi intégrés des courriers papier et électroniques, ce qui accroît la qualité et la conformité réglementaire des communications.
Grâce à ce système en ligne d’automatisation et de gestion de salle de courrier, vous pouvez standardiser tous les processus et finalement accroître l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts.

Niveaux d’automatisation

Phase 1 : Saisie des processus commerciaux

PROCESSES CAPTURE

Relever les défis papier LOB et pallier généralement les défauts d’automatisation de la salle de courrier.

PHASE 2.

Salle de courrier numérique

Optimiser l’automatisation de manière à améliorer l’efficacité et la productivité au sein de différentes entreprises.

PHASE 3.

Bureau numérique

Réduire les dépenses en papier et les risques de conformité en mettant en place des processus automatisés.

Fonctionnalités

Enregistrement du courrier et Carnet d’adresses

Recevez différents types de courriers dans une structure organisationnelle prédéfinie.

Prenez en charge du courrier entrant, sortant et interne.
Personnalisez votre répertoire suivant plusieurs formes de courrier.
Définissez des contacts internes et externes.

Génération de codes barres

Générez automatiquement des codes barres uniques à des fins diverses.
Identifiez chaque courrier à l’aide de son numéro de référence personnalisé.
Personnalisez les paramètres des codes barres : format, taille, police de caractère, et autres.
Imprimez des étiquettes de codes barres.

Suivi et notifications

Classez tous vos messages dans une arborescence visuelle de la boîte de réception qui représente un bac de courrier et définissez vos paramètres de notification.

Marquez les messages et définissez automatiquement leurs statuts
Nouveau : messages enregistrés dans le système, mais pas encore envoyés.
Envoyé : messages envoyés mais pas encore reçus par le destinataire.
Remis : courriers ayant bien été envoyés à leurs destinataires.
Suivez vos messages à l’aide d’un moteur de suivi intégré qui comprend un codage couleur en fonction du statut et de l’endroit.
Informez les expéditeurs et destinataires de l’enregistrement de messages grâce à un moteur de notification intégré.

Tableau de bord et Rapports

Un tableau de bord centralisé indiquant toutes les informations nécessaires à la création de rapports importants.
Personnalisez les rapports de remise.
Vérifiez la confirmation de réception d’un message.
Vérifiez les informations associées au rendement d’un employé et aux coûts d’expédition de courrier à l’aide d'un moteur de rapports et de statistiques intégré.

Recherche avancée

Profitez de fonctionnalités de recherche simples et avancées qui prennent en charge la recherche multiple et les opérateurs booléens.

Recherchez un courrier recommandé précis.
Indiquez un ou plusieurs critères de recherche associés à des caractéristiques de courrier disponibles.
Accédez aux menus de recherche pour trouver des types de messages spécifiques : entrants, sortants ou internes.
Sauvegardez vos recherches pour les réutiliser si besoin.

Intégrations multiples

Intégrez facilement différents outils et produits pour optimiser votre salle de courrier numérique.
Scannez et publiez des documents à l’aide d’Intalio Capture (Saisie).
Créez une salle de courrier numérique entièrement automatisée en l’intégrant à Intalio Correspondence (Correspondance) ou tout outil tiers d'ouverture de messagerie.
Gagnez immédiatement en visibilité et en sécurité dans tous les sites d’opérations grâce à iDelivery, système automatisé de gestion de remise de documents.

Intalio© vous permet de valoriser votre entreprise grâce à un important portefeuille de produits et extensions de gestion de contenu.