GESTION DES DOSSIERS

Gérez votre contenu à chaque étape de son cycle. Assurez une gouvernance complète des informations avec une solution avancée de gestion des enregistrements.

Les initiatives de gouvernance de l’information deviennent de plus en plus cruciales pour le succès de chaque organisation, en particulier avec la croissance exponentielle des données sous ses différentes formes et à partir de nombreuses sources. Le logiciel Intalio© Records Management fournit des outils avancés vous permettant de gérer et de gouverner l’ensemble du cycle de vie des enregistrements d’entreprise.

Les utilisateurs peuvent déclarer manuellement ou automatiquement le contenu existant en tant qu’enregistrement, puis un identifiant unique est attribué avant de passer par un cycle de vie prédéterminé. Les mises à jour ou modifications ne sont plus autorisées et des mesures de sécurité spéciales sont appliquées pour garantir l’authenticité des enregistrements.

Grâce à la gestion électronique des enregistrements d’Intalio©, les organisations peuvent centraliser leurs stratégies de gouvernance de l’information conformément aux réglementations externes et internes. Cela permettra en fin de compte de réduire les coûts et de limiter les risques associés aux pratiques de gestion des enregistrements à l’échelle de l’entreprise.

CARACTÉRISTIQUES

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Contrôle et rétention sécurisés

Appliquez des contrôles de sécurité développés et différents types de règles de conservation sur différentes catégories de dossiers pour une meilleure conformité réglementaire.

  • Chiffrez vos enregistrements avec l’infrastructure à clé publique (PKI).
  • S’assurez que seul l’utilisateur avec la clé privée associée pourra l’utiliser pour décrypter le contenu en cas de besoin.
  • Conservez un document à n’importe quelle phase de son cycle de vie après l’archivage.
  • Déterminer les valeurs juridiques, administratives ou historiques des documents
  • Définissez des calendriers de conservation personnalisés avec des transitions automatiques ou manuelles.

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Disposition et des pistes de vérification

Supprimez automatiquement les enregistrements inutiles du référentiel au début du cycle de vie. Créez des rapports essentiels pour suivre toutes les procédures.

  • Définissez différentes politiques de disposition en fonction de l’heure ou de l’état du document.
  • Envoi d’alertes aux parties prenantes à l’aide du moteur de notifications intégré.
  • Lancer un processus de disposition préconfiguré qui nécessite une confirmation avant la suppression définitive.
  • Surveillez les actions et les statuts des documents et dossiers stockés tout au long de leur cycle de vie.
  • Bénéficiez de pistes d’audit et de rapports fiables qui incluent : les supports utilisés, les doublons sur d’autres supports de stockage et les journaux d’événements.

Intalio© vous aide à évoluer votre organisation à l'aide d'un riche portefeuille de produits et d'outils de gestion de contenu.