Salle De Courrier Numerique

Traitez facilement les courriers électroniques entrants, sortants ou même internes sur papier. Augmentez l’efficacité et réduisez les coûts en utilisant un système avancé d’automatisation de la salle du courrier.

Le processus de traitement du courrier ne sera plus lent, défectueux et coûteux. La salle de courrier numérique d’Intalio© permet aux entreprises d’automatiser et de rationaliser leurs procédures d’envoi comprenant les communications internes, les correspondances clients entrantes ou sortantes, les demandes de service, les états financiers, etc..

Les utilisateurs disposent d’une vue claire de flux et de l’état du courrier en temps réel, transformant la salle de courrier en un hub pour la capture, l’envoi et le suivi intégrés du papier et du courrier numérique, ce qui améliore la qualité de la communication et la conformité réglementaire.

Avec un système d’automatisation et de gestion de la salle de courrier basé sur le Web comme celui-ci, vous pouvez standardiser tous les processus pour finalement augmenter l’efficacité opérationnelle et réduire les coûts.

Niveaux d'automatisation

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Phase 1: Capture des processus métier

Relever les défis du papier LOB et le déficit global d’automatisation de la salle de courrier.

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Phase 2: Salle de courrier numérique

 

Exploiter l’automatisation afin d’augmenter l’efficacité et la productivité au sein de différentes entreprises.

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Phase 3: Bureau numérique

Réduire les coûts de papier et les risques de conformité en mettant en œuvre des processus automatisés.

Caractéristiques

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Enregistrement du courrier et carnet d’adresses

Recevoir différents types de courrier au sein d’une structure organisationnelle prédéfinie.

  • Prise en charge du courrier entrant, sortant et interne.
  • Personnalisation de votre index en fonction de diverses formes de courrier.
  • Définition des contacts internes et externes

Suivi et notifications

Classer tous les e-mails dans une arborescence visuelle de boîte de réception représentant le bac de messagerie et définir les paramètres de notification.

  • Marquer les e-mails et définir automatiquement leurs statuts:

– Nouveau : mails enregistrés dans le système mais pas encore envoyés.

– Expédié : mails envoyés pour livraison mais pas encore livrés.

– Remis : courriers envoyés avec succès à leurs destinataires.

  • Suivre les e-mails à l’aide d’un moteur de suivi intégré qui comprend un codage couleur basé sur l’état et l’emplacement.
  • Informer les expéditeurs et les destinataires de l’enregistrement du courrier grâce à un moteur de notification intégré.

Génération de codes-barres

Générer automatiquement des codes-barres uniques à diverses fins.

  • Identifier chaque courrier à l’aide de son numéro de référence défini par l’utilisateur.
  • Personnaliser les paramètres des codes-barres : format, taille, police, etc.
  • Imprimer des étiquettes de codes-barres.

Tableau de bord et rapports

Tableau de bord centralisé reflétant toutes les informations nécessaires pour pouvoir créer des rapports de valeur.

  • Personnaliser les rapports de livraison.
  • Vérifier la confirmation de livraison du courrier.
  • Examiner les informations relatives à la performance des employés et aux frais d’envoi du courrier à l’aide d’un moteur de rapports et de statistiques intégré.

Recherche Avancée

Bénéficier de fonctionnalités de recherche simples et avancées prenant en charge les opérateurs multi-requêtes et booléens.

  • Rechercher un courrier recommandé spécifique.
  • Fournir un ou plusieurs critères de recherche associés aux attributs de messagerie disponibles.
  • Accéder aux menus de recherche pour rechercher des types spécifiques de mails : entrants, sortants ou internes.
  • Enregistrer vos requêtes de recherche afin de les réutiliser en cas de besoin.

Intégrations multiples

Intégrer facilement avec divers outils et produits pour optimiser votre salle de courrier numérique.

  • Numériser et publier des documents à l’aide d’Intalio Capture.
  • Créer une salle de courrier numérique entièrement automatisée en l’intégrant à Intalio Correspondence ou à un ouvre-courrier tiers.
  • Bénéficier d’une visibilité instantanée et d’une sécurité complète sur l’ensemble du site d’exploitation avec iDelivery, un système automatisé de gestion de la livraison des documents.

Intalio© vous aidera à faire évoluer votre entreprise à l'aide d'un portefeuille riche de produits et d'outils de gestion de contenu.