GESTION DES CONTRATS

Produir et gérer les contrats, de la demande initiale à la signature finale. Utiliser une plateforme étendue prenant en charge tous les éléments clés d'un document juridique.
L’établissement d’une relation commerciale mutuellement avantageuse nécessite la création et l’organisation d’accords contraignants. La solution de Gestion des Contrats d’Intalio © fournit tous les outils dont une entreprise a besoin pour produire de tels documents et modifier leurs composants, y compris les parties, les conditions, l’étendue des travaux et bien plus encore.
Cet outil permet de numériser la demande de contrat et d’automatiser l’ensemble du processus afin de réduire le temps et les efforts tout en minimisant l’erreur humaine. De plus, cet outil veille au respect des réglementations internes / externes et gère les risques, ce qui se traduit par un excellent service sécurisé, confidentiel et complet.

APPROCHE RAFFINÉE

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Capture et lancement de contrat

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Approbation numérique et signature électronique

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Stockage sécurisé des enregistrements

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Capture et lancement de contrat

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Approbation numérique et signature électroniqu

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Stockage sécurisé des enregistrements

CARACTÉRISTIQUES

GÉNÉRATION DE CONTRATS ET FLUX DE TRAVAIL

Créer facilement des contrats à l’aide d’une plateforme complète et surveiller tous leurs aspects tels que les parties, les conditions, les livrables, etc..
Générer le contrat numériquement et remplir ses champs à l'aide de modèles prédéfinis.
Capturer des documents numérisés et électroniques.
Attribuer automatiquement des numéros de référence personnalisables.
Modifier les profils des fournisseurs en mettant à jour les détails clés et en affichant l'historique de leurs contrats.
Définir les demandes en fonction de règles de traitement prédéfinies.
Envoyer des alertes et des notifications en cas de besoin.
Stocker les documents juridiques et leurs modifications électroniquement dans un référentiel centralisé.

HORAIRE ET PAIEMENTS

Afficher les jalons et les différentes parties du plan de travail dans un calendrier clair. Contrôler les activités financières en surveillant également les coûts et les paiements.
Bénéficier d'un calendrier détaillé contenant des informations précieuses telles que les points de contrôle, les livrables, les paiements, etc.
Comparer le budget du contrat avec les dépenses réelles.
Examiner et contrôler les paiements numériques liés à chaque contrat.
Générer automatiquement des pénalités si la date de livraison n'est pas respectée.
Générer des alertes et des notifications automatisées en fonction de règles ou de dates spécifiées.

SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Mettre en œuvre des normes de sécurité élevées sur les documents sensibles tels que les contrats. Protéger ces informations en autorisant uniquement les utilisateurs désignés à y accéder.
Marquer le contrat comme un enregistrement scellé après l'avoir validé pour éviter d'autres modifications.
Appliquer les politiques et la conformité à la gouvernance pour garantir la confidentialité des contrats.
Identifier la source du document à l'aide des filigranes obligatoires.
Restreigner l'accès aux contrats spécifiés en attribuant des autorisations en fonction des utilisateurs et des rôles.
Générer des rapports contenant des informations sur les tâches, les équipes, les ressources, etc..

SUIVI ET RAPPORTS

Utiliser un tableau de bord complet qui permet de revoir et de suivre les indicateur de performance clé. Créer facilement des rapports précieux à partir des données collectées.
Suivre l'état actuel de chaque projet et ses documents associés.
Indexer numériquement les composants du contrat pour bénéficier de fonctionnalités de recherche avancées.
Créer des rapports à l'aide d'un moteur de génération intégré.
Mesurer les activités commerciales clés.
Surveiller le cycle de vie complet du contrat, de la rédaction à l'achèvement.

INTEGRATIONS

Intégrer- à diverses gammes d’applications commerciales à l’aide d’un ensemble de connecteurs prêts à l’emploi. La liste des intégrations comprend:
Microsoft Active Directory
Microsoft Exchange Server
SMS Gateway
Document Management System (DMS)
Correspondence Management System (CTS)
Enterprise Resource Planning (ERP)
Procurement System And more.