Passez à un système de Gestion de contenu d’entreprise moderne
La situation aujourd’hui…
Définir une stratégie de migration de données est essentiel pour faire face aux nombreux défis que présentent les systèmes déjà en place. Avec Intalio, votre stratégie de migration de données est simplifiée.
Définir une stratégie de migration de données est essentiel pour faire face aux nombreux défis que présentent les systèmes déjà en place. Avec Intalio, votre stratégie de migration de données est simplifiée. Le plus grand défi auquel les directeurs informatiques doivent faire face est de maintenir et mettre à jour les systèmes existants tels que FileNet P8 et Content Manager 5.2.1, LaserFiche 8 et les versions antérieures, Documentum 6.5 etc.…).Alors que la technologie continue à évoluer, la valeur marchande des systèmes existants s’amenuise et s’accompagne des multiples inconvénients liés à leur obsolescence. Pour quelles raisons : les systèmes d’information existants ne sont pas adaptés au changement puisque les éditeurs de logiciels ne supportent plus ces systèmes. Cela signifie également que votre société va devoir payer les coûts de maintenance au prix fort. En plus de l’augmentation substantielle de ces coûts, les brèches de sécurité se multiplient car les systèmes obsolètes ne peuvent plus installer les mises à jour et les correctifs. Les performances sont alors directement impactées, il devient donc impossible d’assumer les demandes des clients. Les nouvelles générations utilisent les nouvelles technologies. Cette nouvelle technologie peut supporter les volumes et les performances, contrairement aux systèmes existants dont les capacités de mise à jour sont restreintes. De plus, la nouvelle génération des employés est plus familière avec les dernières technologies. Il est maintenant difficile de trouver des ressources ayant les connaissances et les compétences techniques pour gérer les anciens systèmes.
Une stratégie de migration des données est urgente.
Les vrais problèmes inhérents à vos systèmes existants et qui VONT nuire à votre entreprise…
Examinons ensemble les raisons pour lesquelles il faut migrer les anciens systèmes qui vont vous empêcher d’évoluer et comment simplifier votre stratégie de migration des données.
1) Interruption du support chez les éditeurs de logiciel
De nombreux acteurs de l’industrie informatique choisissent d’améliorer le standard des systèmes d’exploitation dans les entreprises : les professionnels de l’informatique refusent de continuer à supporter les systèmes existants et forcent leurs clients à se mettre à niveau. Plus l’application devient obsolète, plus il devient difficile de la maintenir. Par exemple, le support d’IBM pour l’ancienne version 05.02.01 logicielle et matérielle a été interrompue en septembre 2018.
2) Les risques sur les performances et la sécurité
Les systèmes existants ne peuvent pas supporter les exigences de volumes, de performances et de disponibilité. Cela implique l’augmentation du travail manuel. Par conséquent, cela augmente le risque de goulots d’étranglement et d’inefficacité. Il faudra passer plus de temps pour comprendre un grand volume de données au lieu de se concentrer sur les tâches réelles à accomplir qui pourraient effectivement affecter positivement les performances et l’efficacité des employés. Ceci ajoute un risque de perte de données et des menaces de sécurité, sans pouvoir installer de mises à jour ou de correctifs pour se protéger.
3) Augmentation des coûts
Non seulement le coût de maintenance des anciens systèmes est élevé, mais d’autres coûts viennent s’ajouter, ce qui rend le système existant très coûteux… Ces coûts comprennent : embaucher un technicien spécialisé sur l’ancien système, supporter la rémunération d’un ingénieur sachant que la plupart des ingénieurs ne travaillent plus sur ces systèmes. Un environnement et du matériel spécifiques pour exécuter la solution car les anciens systèmes ne peuvent pas être installés ou exécutés dans un environnement existant. Enfin, comme les anciens systèmes sont basés sur d’anciennes technologies, ces systèmes ne pourront pas assumer les besoins en constante évolution de l’entreprise. Résultat : augmentation des coûts pour étendre la solution, installation des mises à jour pour de nouvelles fonctions, déploiement de nouvelles solutions ou intégration d’autres systèmes…
4) Difficulté pour trouver de la main d’œuvre qualifiée
Il est évident que les systèmes existants sont basés sur des technologies archaïques. Par conséquent, les connaissances techniques se font de plus en plus rares pour utiliser et maintenir de tels systèmes. La nouvelle génération est éduquée avec les nouvelles technologies. Il est très compliqué et difficile pour les entreprises de trouver des experts qui travaillent encore avec les anciennes technologies et qui savent comment les faire fonctionner. Alors qu’il est très facile de trouver du personnel informatique qui connaît déjà la nouvelle génération des technologies et des bases de données, ce qui permet de gagner du temps, des efforts et de réduire les coûts liés à l’obligation de maintenir des compétences sur les anciens systèmes.
5) Différente version pour chaque client
Nous allons maintenant vous exposer notre expérience particulière au Moyen-Orient. Comme chaque pays impose ses standards spécifiques pour l’échange des données et des informations, surtout lorsqu’il s’agit d’entités gouvernementales dans les pays du Golfe (par exemple YESSER en Arabie Saoudite, MOTC au Qatar, etc.), il est impossible d’ignorer ces contraintes lorsque vous devez mettre en place un système de gestion de contenu de cette ampleur. Le principal défi rencontré lors de la plupart des implémentations dans cette région est l’implication des intégrateurs de logiciel, car les vendeurs de logiciels ne sont pas physiquement présents dans ces régions. Par conséquent, mais aussi à cause des constantes demandes de changements de spécifications fonctionnelles et techniques du client, celui-ci se retrouve avec une solution développée sur mesure et chaque client avec une version différente. Ceci mène immanquablement à l’interruption des versions et du support applicatif.
6) Adoption de l’utilisateur
L’adoption de l’utilisateur au système est presque toujours une condition sine qua non de la réussite du projet. Avec les systèmes hérités, il existe de nombreux défis liés à l’adoption par les utilisateurs, en particulier pour les nouveaux utilisateurs finaux. La raison étant que les nouveaux utilisateurs ne sont pas formés aux anciens systèmes. Si la société décidait de former ces personnes, il serait très démotivant de former une nouvelle génération à un ancien système alors que tout le monde avance.
7) Manque d’expérience client et utilisateur
Les anciens systèmes ne sont pas adaptés aux nouvelles interfaces que les utilisateurs emploient aujourd’hui. Comme par exemple les tablettes, les smartphones, les ordinateurs portables, sans oublier les interfaces utilisateur web. Par conséquent, les performances sont affectées, la visualisation et l’annotation des documents sont de mauvaise qualité et cela provoque une expérience utilisateur négative. Cela affecte les performances de toute l’entreprise.
8) La Migration avec Intalio…
Intalio a bâti une solide réputation durant 25 ans d’expérience sur le terrain avec l’expérience client au centre de tous ses projets. La migration vers une solution ECM Intalio apportera de nombreux avantages compétitifs qui vont vous faire regretter de ne pas l’avoir fait plus tôt. Tous nos clients ont la même version de solution personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de leur métier. Nos solutions de gestion de contenu d’entreprise éprouvées dans le monde entier sont parfaitement en phase avec les dernières technologies dans le domaine de l’ECM. Avec une durée moyenne de mise en œuvre de deux mois, votre organisation peut obtenir une interface moderne, basée sur un navigateur, avec des performances et une expérience utilisateur optimisées. Intalio possède des bureaux dans toute la région EMEA pour offrir aux clients un niveau d’assistance directe en leur évitant d’avoir à traiter avec des revendeurs qui risquent de rendre l’expérience désagréable.
Attendez, il existe un moyen plus simple ! Avec Intalio, nous n’avez pas besoin de migration, vous pouvez tout simplement archiver vos données existantes!
Avec Intalio, la mise en place d’une stratégie de migration des données est simplifiée. Une approche plus simple pour migrer les données est l’archivage des données. Au lieu de migrer d’anciennes données inutiles, vous pouvez à la place les archiver afin de les conserver et de les référencer dans le système actuel. Cela convient parfaitement lorsque d’anciennes données importantes pour l’entreprise doivent être utilisées ultérieurement ou bien lorsque les données doivent être conservées pour respecter des règles de conformité. L’archivage des données est un scénario gagnant-gagnant utilisant un ensemble prédéterminé de spécifications pour déplacer les données ou les documents à partir de systèmes existants vers un stockage moins coûteux, sécurisé et accessible. Ce processus est sans faille et très simple. Considérez-le comme un processus en trois étapes : 1) Capturer les données avec nos connecteurs standards, 2) Gérer les données soit en les classant, en appliquant des règles de rétention et en les détruisant selon des workflows prédéfinis 3) Enfin, stocker les enregistrements tout en les rendant disponibles sur toutes les plateformes de recherche au sein de l’entreprise afin de pouvoir effectuer des analyses descriptives et des prédictions.
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