Avant de passer au numérique, le Bureau général d’audit (GAB – General Audit Bureau) devait traiter un immense volume de documents papier. Les données et documents qui circulaient au sein des différentes entités gouvernementales devaient être collectés et transférés dans de grands entrepôts. Ce processus de transfert alourdissait considérablement la qualité et la rapidité de leurs opérations : la gestion d’une volumétrie grandissante des documents, la complexité du processus de transport, la gestion de l’espace, le risque de perte et d’altération, avec aussi des coûts élevés liés au contrôle.
Le GAB devait mettre en œuvre un système électronique pour automatiser ses procédures de vente. Ce projet s’intégrait dans le cadre du programme national de transformation digitale 2020, sous-programme de l’ambitieux programme national Vision 2030 de l’Arabie Saoudite projetant le pays vers l’horizon futuriste des smart cities – villes intelligentes.
Lors du lancement du programme Vision 2030 du Royaume d’Arabie Saoudite, les organismes gouvernementaux se sont concentrés sur le développement des stratégies de transformation numérique. Vision 2030 a poussé le GAB à investir davantage dans les nouvelles technologies intégrant l’Intelligence Artificielle, l’Internet of Things et le Big Data et l’a dirigé dans le monde des villes intelligentes (smart cities). Plusieurs entités dans secteurs publics ont pris l’initiative et ont proposé des stratégies pour porter cette vision à un niveau supérieur. Le GAB fut l’une des premières entités qui a adopté cette stratégie en lançant SHAMEL, la plateforme d’audit numérique.
Les défis et les objectifs
Le GAB devait encore gérer de nombreuses tâches manuellement et recherchait un système automatisé capable de gérer le cycle de vie de ses opérations d’audit.
Le GAB avait également pour mission de lutter contre la corruption au sein des institutions publiques en mettant en œuvre une solution fiable qui renforce la supervision financière afin de combattre la mauvaise gestion des ressources financières du pays. Pour cela, le GAB devait disposer d’un système permettant de faciliter et d’accélérer l’échange des documents électroniques et des résultats d’audit entre les entités supervisées par le Bureau via le réseau gouvernemental sécurisé (GSN) et le réseau MIFON fourni par le Centre national d’Information (NIC).
L’objectif de ce programme était de connecter plus de 1 000 entités gouvernementales et semi-gouvernementales couvertes par la supervision du GAB à l’aide d’une plateforme d’audit intelligente.
Pour accompagner le GAB, les experts d’Intalio ont conçu « SHAMEL », un système de suivi électronique pour effectuer les travaux d’audit du GAB et échanger des données et des documents financiers avec les entités. Facilitant ainsi leur mission d’auditeur et leur permettant de diffuser leurs rapports auprès des organisations concernées.
Plus d’informations sur SHAMEL
Le système permet d’organiser la préparation des plans prévisionnels annuels et de réaliser la mise en œuvre des tâches sur le terrain via une plateforme électronique. SHAMEL s’applique à toutes les agences gouvernementales et semi-gouvernementales dans le pays.
Le GAB a également investi dans les dernières technologies telles que le Machine Learning (apprentissage automatique) et l’Intelligence Artificielle AI afin d’optimiser l’automatisation des processus des métiers de l’audit. Ce projet a été implémenté en différentes phases depuis 2015 : Phase 1 : automatisation de tous les processus d’audit. Le GAB recherchait une solution pour remédier à différents problèmes tels que : réduire le nombre d’auditeurs, gagner de la place, obtenir de meilleurs résultats, et optimiser les temps de traitement. Il fallait tout d’abord s’assurer que tous les processus allaient être tous automatisés et intégrés dans une plate-forme électronique.
Phase 2 : mise en œuvre du connecteur SHAMEL et de l’application de capture dans toutes les agences qui leur permettent de se connecter électroniquement au système et de partager tous les documents et toutes les données financières. Cette étape a facilité la communication entre les entités. Le GAB avait alors la possibilité d’envoyer électroniquement toutes les observations ou rapports aux entités concernées.
Phase 3 : SHAMEL Big Data et Analytics apporterait au Bureau général d’audit une autre dimension à son système afin de pouvoir stocker une quantité massive de données financières utilisées lors de l’audit, et d’appliquer des analyses sur ces données pour générer des résultats d’audit plus pertinents. Le GAB était maintenant en mesure de gérer le cycle de vie de ces documents et de faciliter l’automatisation, l’archivage, le transfert et le routage de tous les documents entrants et sortants.
Phase 4 : la plateforme en ligne de SHAMEL fournit un support technique et administratif aux entités gouvernementales. L’administrateur d’une entité peut enregistrer les utilisateurs de son entité dans SHAMEL et gérer leurs autorisations. Les utilisateurs de l’entité peuvent ouvrir des tickets, réserver une réunion avec l’équipe sur SHAMEL et s’inscrire à des sessions de formation fournies par le centre de formation du Bureau général d’audit. La plateforme comprend une bibliothèque électronique et un centre d’apprentissage en ligne qui offrent tous les supports nécessaires liés à l’utilisation de SHAMEL. Il est important de souligner que SHAMEL respecte l’égalité des sexes en proposant divers programmes de formation aux employés des services financiers et d’audit interne, dont le nombre de stagiaires inscrits dans les programmes de formation, représentait environ 5000 stagiaires hommes et femmes.
Phase 5 [mise en œuvre en prévue en 2020] : un nouveau module permet de convertir des documents financiers en données brutes pour améliorer les processus d’audit et effectuer des analyses plus performantes. Il s’agit en fait de donner un sens aux données afin de pouvoir les interpréter et les transformer en informations pertinentes pour une meilleure prise de décision. Cette phase permet d’étendre le réseau de données en s’intégrant avec d’autres systèmes fournis par d’autres entités gouvernementales, comme Etimad issu du ministère des Finances, et des services électroniques provenant du Ministère Saoudien de la Fonction Publique.
Phase 6 [mise en œuvre prévue en 2020] : enrichi de fonctionnalités d’Intelligence Artificielle, et d’apprentissage automatique, le système SHAMEL permettra de publier des analyses prédictives très utiles aux auditeurs du GAB. Par exemple, des tableaux de bord de surveillance pourront être personnalisés pour évaluer les risques de corruption et générer des alertes.
Après la mise en œuvre de SHAMEL… Après le succès de SHAMEL, le GAB a pu atteindre ses objectifs en améliorant et en automatisant les services et les procédures de ses opérations quotidiennes et en renforçant son interaction avec les entités gouvernementales qu’il contrôle. Le GAB a pu constater un réduction de ses coûts d’exploitation, du volume de papiers et des procédures. C’est ainsi que sa mission de contrôle et de lutte contre la corruption ont pris toute leur dimension et leur crédibilité.
SHAMEL a aidé le GAB dans sa mission visant à gérer et organiser les données des entités et d’échanger des informations par le réseau gouvernemental sécurisé existant (GSN) et le MIFON du NIC.
De plus, la gestion et l’archivage des documents ont été effectués conformément aux normes de sécurité tout en conservant les documents de travail liés à l’ensemble du processus d’examen, de génération de rapports et de réponses. SHAMEL a fourni des programmes de travail aux auditeurs et a géré leur mise en œuvre à travers le système avec des indicateurs et des statistiques pour les résultats des audits.
« Cette plateforme d’audit intelligente et unifiée créée par Intalio, pour toutes nos entités gouvernementales dans le Royaume, comprend un système électronique pour préparer les rapports partiels et finaux, requis pour le plan annuel, et sur la base desquels les budgets des entités gouvernementales sont décidés. Il a permis l’intégration à la fois avec les plateformes financières du ministère des Finances et les systèmes de suivi de la correspondance des entités gouvernementales via un HUB centralisé. » A déclaré Ahmed Mohamed Al Hussein, superviseur général de SHAMEL, Bureau Général D’audit.
Réel, Brut, Résultats…
Près de 600 entités sont interconnectées aujourd’hui et nous projetons d’intégrer la totalité du réseau, soit 992 entités dans un avenir proche.
Le total des sommes collectées par le Bureau au cours de l’année et toujours en cours d’audit auprès des entités concernées, a atteint plus de 66 milliards de SR, soit une augmentation de 78% par rapport à l’année précédente. Cette augmentation substantielle des résultats des travaux du Bureau porte le succès de cette nouvelle méthodologie.
De plus, le lien électronique entre le GAB et les entités auditées via le système d’e-audit, représente plus de 550 agences gouvernementales déjà reliées, soit une augmentation de 170% par rapport à l’année précédente.
Le total des sommes que le Bureau a pu récolter pour trésor public, durant l’exercice financier couvrant le rapport, a atteint plus de 20 milliards de SR, soit une augmentation de 127% par rapport à l’année précédente.
« Ces résultats sont le reflet du haut niveau de qualité et de l’efficacité de la plateforme SHAMEL. Il ne fait aucun doute qu’il s’agit là de l’un des projets les plus significatifs du plan de transformation numérique conçu par Intalio. Il est complet et offre une surveillance sans faille sur les étapes de travail, une diversité d’acteurs supervisés, avec lesquels le Bureau travaille et coordonne. Nous sommes très fiers de cette réalisation. » A déclaré Ali Hmedeh, chef de SHAMEL, Intalio.
Vision de SHAMEL…
Nos experts chez Intalio n’ont de cesse de faire évoluer SHAMEL. Notre objectif actuel est de transformer le système d’audit électronique en une plateforme d’audit « intelligente », intégrant les dernières avancées en matière d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle. La plate-forme doit travailler sur des données brutes pour faciliter le processus d’enquête que les auditeurs effectuent régulièrement. Dans un proche avenir, les entités gouvernementales pourront en faire l’expérience grâce à une intégration « système à système » en créant un outil d’intégration sur site qui se connecte à tous les documents financiers et les intègre automatiquement à SHAMEL nécessitant une intervention humaine mineure.
À propos du Bureau général d’audit (GAB) :
Le Bureau Général D’audit (GAB) est l’institution supérieure d’audit au Royaume d’Arabie Saoudite. Conformément à la constitution du GAB, le bureau est responsable du post-audit des revenus, des dépenses, et des actifs mobiliers et immobiliers de l’État. En outre, il exerce un contrôle d’audit afin de garantir une utilisation et une maintenance adéquates des ressources du Royaume.