La plupart des entreprises automatisent leurs processus et leurs flux de travail afin que leurs équipes aient suffisamment de temps pour se concentrer sur le travail qui nécessite une véritable expertise humaine ou de la créativité. Cela dit, choisir le bon outil pour automatiser vos tâches est loin d’être simple. Avec des dizaines de plateformes promettant une automatisation transparente, une visibilité en temps réel et une optimisation de bout en bout, il est facile de se laisser submerger – ou pire, de prendre une décision qui ralentit les choses au lieu de les accélérer.
Une solution d’automatisation est plus qu’un produit. C’est un cadre pour le fonctionnement de votre entreprise. C’est pourquoi le processus de sélection ne doit pas se limiter aux fonctionnalités, mais s’intéresser également au fonctionnement réel de votre entreprise.
Comprendre quels processus doivent être automatisés
Avant de comparer les solutions ou de parcourir les tarifs, déterminez clairement les véritables problèmes opérationnels que vous souhaitez résoudre. Si les collaborateurs doivent constamment vérifier l’état d’avancement des tâches parce qu’il n’existe aucun moyen de suivre la progression et si les approbations sont retardées parce que personne ne sait qui est le décideur final, il y a des problèmes plus importants qu’il faut résoudre au lieu d’introduire l’automatisation.
Dans de nombreux cas, les entreprises finissent par dresser des listes d’outils d’automatisation sans s’attaquer aux problèmes qui peuvent devenir incontrôlables si le processus est automatisé. Cela conduit à des plateformes qui ont l’air bien dans une démo, mais qui ne parviennent pas à aborder les nuances de vos processus. Commencez plutôt par identifier les domaines dans lesquels l’élimination des processus manuels aurait le plus d’impact.
Recherchez les tâches qui peuvent être répétées, qui sont régies par des règles et qui sont actuellement sujettes à des retards ou à des incohérences.
Cette étape constitue la base du choix d’une solution adaptée à vos besoins. Sans elle, vous risquez de vous retrouver avec des fonctionnalités que vous n’utilisez pas, ou pire, avec une plateforme qui ajoute de la complexité au lieu d’en supprimer.
Au-delà des fonctionnalités de base
La plupart des plateformes d’automatisation des processus offrent des avantages similaires en surface, tels que les constructeurs par glisser-déposer, les outils de notification et le suivi de l’état d’avancement. La véritable valeur réside dans la capacité d’une plateforme à s’adapter à votre logique d’entreprise et à s’intégrer à vos systèmes existants.
Il est tout aussi important de prendre en compte la facilité d’utilisation à long terme. Puisque l’automatisation doit évoluer et croître avec votre entreprise, il est important de choisir une plateforme d’automatisation des processus comme Intalio qui vous donne le contrôle sans nécessiter d’intervention informatique constante. Les fonctionnalités « low-code “ ou ” no-code », les rôles et permissions personnalisables et les outils de surveillance intégrés contribuent tous à une efficacité opérationnelle qui dure au-delà du déploiement initial.
Priorité à l’intégration plutôt qu’à l’isolement
Un outil d’automatisation du processus qui ne se connecte pas à vos systèmes existants devient un silo de plus. Que vous utilisiez un CRM, un ERP, un système de stockage dans le cloud ou des référentiels de données internes, votre plateforme d’automatisation doit être en mesure de se connecter à ces systèmes et de les alimenter sans avoir à les contourner.
Si les collaborateurs doivent passer d’une plateforme à l’autre pour effectuer des tâches, les données se perdront en cours de route. Les plateformes bien intégrées comme Intalio favorisent l’optimisation des processus en permettant à l’information de circuler à travers l’ensemble de votre pile technologique. Elles permettent également de maintenir une cohérence dans la façon dont les tâches sont déclenchées, suivies et achevées.
Avant de choisir une solution, dressez la liste de vos principaux systèmes. Ensuite, évaluez si la plateforme offre des intégrations natives, un accès API ou des options de connecteur qui favorisent une transition transparente des processus manuels vers les processus digitaux. Ces caractéristiques et capacités devraient être un facteur décisif car elles influenceront grandement la façon dont votre équipe utilisera l’outil.
Capacités clés à rechercher
Bien que vos besoins spécifiques déterminent votre choix, il existe des fonctionnalités fondamentales que toute plateforme moderne d’automatisation des processus doit offrir :
- Visual workflow builder that supports branching logic and conditional rules
- Real-time tracking and reporting to monitor task progress and identify bottlenecks
- Role-based access and permissions to ensure clarity and control
- Error handling and fallback paths for when things don’t go as expected
- Mobile responsiveness or apps for teams on the go
- Scalable design that supports multi-department or enterprise-wide usage
- Audit trails and compliance features to meet industry regulations
- Customization options without requiring developers for every change
Ces fonctionnalités ne sont pas simplement utiles. Elles sont essentielles pour s’assurer que votre système d’automatisation évolue avec votre entreprise, plutôt que de devenir un autre processus que vous devrez corriger plus tard.
Ne pas négliger la mise en œuvre et l’assistance
Même la meilleure solution ne donnera pas de résultats si la mise en œuvre est précipitée ou si elle n’est pas encadrée. Une mise en œuvre réussie nécessite une planification, un alignement des parties concernées et une marge de manœuvre pour le retour d’information. Si le fournisseur n’offre pas d’accompagnement structuré ou d’accès à une assistance réactive, vous risquez d’avoir du mal à faire adopter le logiciel par toutes les équipes.
Renseignez-vous sur les ressources de formation. Votre équipe peut-elle se familiariser facilement avec le système ? Existe-t-il une documentation, une aide à l’intégration ou un accès à un responsable de la réussite qui comprend vos objectifs ? Choisir la bonne plateforme, c’est choisir le bon partenaire, celui qui vous aidera à mettre en place une stratégie d’automatisation efficace, et pas seulement un système qui fonctionne.
Une plateforme qui semble intuitive au premier jour peut rapidement devenir frustrante si l’assistance qui l’accompagne n’est pas fiable. Tenir compte de la valeur à long terme, et pas seulement des gains à court terme.
La bonne solution d’automatisation des processus ne se contente pas de réduire les tâches manuelles, elle transforme le mode de fonctionnement de votre entreprise. Mais cette transformation ne se produit que lorsque la solution s’aligne sur vos objectifs, s’intègre à vos systèmes et s’adapte à vos processus au fil du temps.
Prenez le temps de choisir une solution qui fonctionne non seulement pour votre entreprise aujourd’hui, mais aussi pour sa croissance future. Si vous êtes prêt à franchir le pas, réservez dès aujourd’hui une démonstration avec Intalio pour découvrir comment notre outil d’automatisation des processus peut transformer votre entreprise.
