Les solutions documentaires cloud s’affranchissent des anciennes limites et permettent aux équipes d’accéder aux fichiers depuis n’importe où. Le système de gestion de documents (GED) d’Intalio crée un centre digital où les papiers ou les fichiers électroniques atterrissent en toute sécurité, prêts à être utilisés. Le collaborateur peut télécharger du contenu directement à partir d’applications, ce qui permet de préserver la qualité et la sécurité.
Une étude de Forrester a révélé que les outils basés sur le cloud réduisent le temps d’accès aux documents de 40 %, ce qui change la donne pour les collaborateurs à distance qui ont besoin de réponses instantanées. Cette flexibilité garantit le processus, quel que soit l’endroit où se trouve votre équipe.
Le challenge de la gestion des documents à distance
Les équipes dispersées rencontrent de véritables casse-têtes avec la gestion des documents : fichiers égarés, conflits de versions ou accès trop lent peuvent paralyser complètement le travail.
Un rapport d’IBM indique que 1,8 heure est perdue chaque jour à rechercher du contenu mal classé.
Les systèmes traditionnels, dépendants des serveurs bureautiques, montrent leurs limites lorsque les équipes travaillent à distance ou en déplacement. Sans approche centralisée, les erreurs se multiplient et la collaboration en pâtit. La gestion de contenu d’entreprise (ECM) vient pallier ces lacunes en proposant une solution numérique qui garantit la sécurité, l’accessibilité et l’organisation des fichiers pour un travail à distance efficace.
Une méthode plus intelligente avec les solutions cloud
Les solutions documentaires dans le cloud lèvent les barrières des anciens systèmes, permettant aux équipes d’accéder aux fichiers où qu’elles soient. Le système de gestion documentaire (DMS) d’Intalio crée un hub numérique où les documents papier ou électroniques sont stockés en toute sécurité, prêts à être utilisés. Le personnel peut y déposer du contenu directement depuis les applications, tout en maintenant la qualité et la sécurité.
Une étude menée par Forrester a révélé que les outils basés sur le cloud réduisent le temps d’accès aux documents de 40 % — un véritable atout pour les travailleurs à distance qui ont besoin de réponses instantanées. Cette flexibilité assure une continuité du flux de travail, peu importe l’emplacement de l’équipe.
Une collaboration qui semble proche, même à distance
Le travail à distance peut donner l’impression d’être isolé, mais les outils de collaboration permettent de combler le fossé. Intalio Document fonctionne sur un navigateur, donc aucune solution supplémentaire n’est nécessaire – il suffit de se connecter à partir d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un téléphone.
Les membres de l’équipe modifient, commentent ou signent les fichiers en temps réel, ce qui favorise le travail d’équipe que l’on attend dans un bureau. La visionneuse du système se synchronise avec des outils tels que Microsoft Office, ce qui facilite les mises à jour. Cette configuration permet à chacun de rester en phase, transformant des équipes dispersées en une unité soudée.
Recherche rapide de fichiers grâce à la recherche intelligente
Rien de tel qu’un document perdu pour bloquer le travail. Intalio Document s’attaque à ce problème avec des outils de recherche puissants, permettant aux utilisateurs d’identifier les fichiers en quelques secondes.
La reconnaissance optique de caractères (OCR) transforme les images numérisées en texte consultable, tandis que les métadonnées facilitent le suivi du contenu. Vous pouvez effectuer des recherches simples ou complexes, en utilisant des termes tels que « contrat » ou la logique booléenne pour affiner les résultats.
L’automatisation au service du travail
L’automatisation des activités va plus loin dans la gestion des documents, en s’occupant des tâches répétitives, pour que les équipes n’aient pas à le faire.
Le système d’Intalio trie les fichiers à l’aide de règles ou de métadonnées pilotées par l’IA, réduisant ainsi le travail manuel. Il simplifie les approbations ou les révisions, en envoyant des alertes pour maintenir les projets sur la bonne voie. Cela permet d’économiser des efforts et de réduire les erreurs, laissant le personnel se concentrer sur des objectifs plus importants.
Un autre rapport de McKinsey indique que 65 % des entreprises utilisent l’IA sur au moins une fonction de l’entreprise pour stimuler l’efficacité opérationnelle. Cela aidera certainement les équipes à distance à fournir des résultats plus rapidement et avec moins de tracas.
Comment commencer à transformer votre processus de travail
Voici comment commencer à simplifier votre gestion documentaire :
- Identifier les points sensibles : Commencez par identifier les plus grands défis de votre équipe en matière de documents, tels que la lenteur des recherches de fichiers ou les problèmes liés au contrôle des versions.
- Choisir un système adapté: Choisissez un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) comme celui d’Intalio, qui offre un accès cloud et des fonctions de collaboration.
- Commencer petit : Commencez par télécharger un petit lot de fichiers pour tester la configuration et les fonctionnalités du système.
- Organiser avec des métadonnées: Ajoutez des métadonnées à vos documents pour une recherche et une catégorisation efficaces.
- Former votre équipe : Montrez comment utiliser l’interface web ou mobile du système.
- Contrôler et adjuster : Après environ une semaine, examinez vos progrès et apportez les ajustements nécessaires aux dossiers ou aux règles pour qu’ils soient mieux adaptés à votre processus.
L’avenir de la gestion des documents à distance
Avec l’essor du travail à distance en 2025, la gestion des documents s’appuiera sur une technologie plus intelligente. Les solutions documentaires cloud exploiteront l’IA pour anticiper les besoins en fichiers ou signaler les erreurs avant qu’elles ne se produisent.
La plateforme d’Intalio, avec son design adapté aux mobiles et son automatisation, prépare le terrain pour ce changement. Les outils de collaboration deviendront plus performants et permettront de resserrer les liens entre les équipes. Les entreprises qui agissent maintenant garderont une longueur d’avance, en assurant la sécurité des documents et la fluidité des processus à mesure que le travail à distance deviendra la norme.
Faites avancer votre équipe
La gestion des documents pour les équipes à distance modifie la façon dont le travail est effectué, en reliant facilement les personnes entre elles. Il s’agit d’une étape pratique pour toute entreprise employant des travailleurs distribués.
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