La gestion des documents et des données est un enjeu quotidien pour les entreprises. Un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) simplifie cette tâche en transformant le chaos en ordre. Il organise le contenu, garantit la conformité et stimule le travail d’équipe.
Une étude de l’AIIM indique que 68 % des systèmes ECM et IDP augmentent la productivité de plus de 50 %.
Ce guide explore les raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d’une solution ECM, en se concentrant sur les solutions de gestion des documents, la gestion des enregistrements et les outils d’Intalio pour simplifier les opérations.
Plongeons dans ce guide.
Qu’est-ce que la gestion de contenu d’entreprise ?
La gestion du contenu de l’entreprise est une stratégie qui permet de capturer, de stocker et de gérer le contenu de manière transparente. Contrairement aux solutions de gestion documentaire de base, un système ECM intègre la gestion des dossiers, l’archivage des documents et l’automatisation au sein d’une plateforme unique. Il garantit la sécurité et l’accessibilité du contenu.
La solution ECM d’Intalio utilise l’IA pour automatiser des tâches telles que la classification des documents. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs. Les entreprises gagnent en contrôle sur leurs informations, améliorant ainsi l’efficacité des équipes.
Simplification des solutions de gestion des documents
La manipulation manuelle des documents ralentit les processus. Un système de gestion de contenu d’entreprise automatise la capture, le stockage et la récupération des documents.
La plateforme d’Intalio utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les fichiers papier en formats numériques éditables. L’organisation du contenu se fait ainsi sans effort. Les équipes peuvent accéder instantanément aux fichiers via des interfaces web ou mobiles.
Un rapport de McKinsey note que les collaborateurs ont passé environ un cinquième de leur temps de travail à rechercher des informations. Cela représente une journée de travail par semaine. Les systèmes ECM réduisent le temps de recherche des documents, ce qui aide les entreprises à rester agiles et productives..
Amélioration de la gestion des archives et de la conformité
La conformité est essentielle pour les entreprises qui traitent des données sensibles. Un système de gestion des documents au sein d’une plateforme ECM garantit que les documents sont stockés en toute sécurité et qu’ils répondent aux normes réglementaires.
Le module de gestion des enregistrements d’Intalio suit les documents depuis leur création jusqu’à leur élimination, à l’aide de calendriers de conservation et de pistes d’audit. Cela permet de minimiser les risques liés à la conformité. En automatisant ces processus, les entreprises évitent les pénalités et maintiennent la confiance. Les outils d’Intalio rendent la gestion des documents simple, sûre et efficace.
Simplification de la gestion des actifs numériques
Les actifs digitaux, comme les vidéos et les images, sont vitaux pour les entreprises actuelles. Un système de gestion des documents d’entreprise centralise ces actifs pour en faciliter l’accès.
L’outil de gestion des actifs digitaux (DAM) d’Intalio organise les médias dans un référentiel unifié, en utilisant la recherche pilotée par l’IA pour localiser rapidement les fichiers.
Les processus automatisés simplifient le partage des actifs entre les services. Un rapport de Fortune Business Insights indique que les entreprises DAM et les systèmes ECM réduisent les coûts de recherche d’informations jusqu’à 90 %, ce qui renforce l’efficacité.
Stimulation de la collaboration grâce aux solutions ECM
La collaboration souffre de la dispersion du contenu. Les systèmes ECM permettent aux équipes d’accéder aux documents et de les éditer ensemble, quel que soit l’endroit où elles se trouvent. La solution ECM d’Intalio comprend une visionneuse universelle qui prend en charge plusieurs types de fichiers, favorisant ainsi un travail d’équipe sans faille.
L’intégration avec des plateformes telles que SharePoint améliore la connectivité. Cela accélère la prise de décision. Les collaborateurs à distance bénéficient d’un accès instantané, ce qui garantit que les projets restent sur la bonne voie. Les outils d’Intalio créent une workplace digitale connectée et efficace..
Exploitation des capacités de recherche et d’analyse
La rapidité de recherche des documents est essentielle à la productivité. Les plateformes ECM offrent des outils de recherche avancés qui vont au-delà des simples mots-clés. Le système d’Intalio inclut la recherche plein texte et l’indexation des métadonnées, ce qui rend la recherche rapide même dans les grands référentiels. L’analyse fournit des informations sur l’utilisation du contenu, ce qui permet d’optimiser les stratégies.
Selon un rapport de ResearchGate, les utilisateurs d’ECM améliorent la vitesse de prise de décision. La solution ECM d’Intalio transforme les données en informations exploitables pour des opérations plus intelligentes.
Le rôle de l’archivage des documents
L’archivage des documents garantit la conservation à long terme des documents importants. Un système ECM automatise cette opération, en stockant les fichiers en toute sécurité avec les métadonnées pertinentes.
Les solutions d’Intalio créent un référentiel unifié pour faciliter l’accès lors d’audits ou d’examens juridiques. Cela réduit les coûts de stockage et protège contre la perte de données. L’archivage avec la plateforme d’Intalio assure la conformité et la tranquillité d’esprit, en gardant les documents historiques en sécurité et organisés.
Transformez votre stratégie de contenu avec Intalio
Un système de gestion de contenu d’entreprise change la donne pour les entreprises en quête d’efficacité et de conformité. Les solutions ECM d’Intalio simplifient la gestion des documents, les systèmes d’enregistrement et l’analyse, donnant aux entreprises les moyens de prospérer.
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