La plupart des entreprises n’ont jamais été conçues pour être aussi dépendantes des feuilles de calcul qu’elles le sont aujourd’hui. Les entreprises ont commencé à les utiliser par habitude ou par commodité, mais ont dû continuer à le faire en raison du manque d’autres options disponibles à l’époque. Aujourd’hui, avec plusieurs outils et plateformes offrant bien plus de fonctionnalités que les feuilles de calcul, les entreprises n’ont plus besoin de s’en tenir aux feuilles de calcul traditionnelles qui les limitent.
Les formulaires digitaux vous permettent de gérer les informations de manière plus fiable et plus structurée. Ils permettent aux entreprises de définir le format dans lequel les données seront collectées, s’intègrent directement dans les processus métier et garantissent à la fois l’efficacité et la visibilité complète des processus. Étant donné que les entreprises, petites ou grandes, traitent de grandes quantités de données, ces formulaires contribuent à maintenir la rapidité, la précision et la responsabilité.
Pourquoi les feuilles de calcul ne sont pas idéales pour les processus
Les feuilles de calcul étaient une option intéressante lorsque les entreprises n’avaient pas besoin de traiter autant de données qu’aujourd’hui. Auparavant, les entreprises n’avaient besoin que de quelques informations sur la facturation des clients, de détails sur les fournisseurs et peut-être d’une poignée de contrats et de factures qui étaient stockés dans des classeurs plutôt que sous forme digitale. Lorsque ces entreprises avaient besoin d’un moyen rapide de collecter des données, d’assigner des tâches ou de coordonner les contributions de plusieurs personnes, les feuilles de calcul se présentaient comme la solution idéale.
Aujourd’hui, avec des centaines de personnes travaillant dans un seul service et des milliers de clients et de parties prenantes à travers le monde, les feuilles de calcul ne conviennent plus à la plupart des entreprises.
Le problème n’est pas seulement que les feuilles de calcul sont encombrantes, mais aussi qu’elles manquent de structure et laissent trop de données vulnérables. N’importe qui peut ajouter une nouvelle colonne, formater un champ différemment ou enregistrer sa propre version. Cela peut s’avérer risqué, en particulier dans les secteurs où la conformité est une considération importante. Lorsque toutes sortes de personnes ont accès à des données critiques, des erreurs peuvent passer inaperçues et les approbations peuvent être retardées bien au-delà des délais.
Un autre problème est que les feuilles de calcul sont souvent cloisonnées. Elles sont stockées sur des ordinateurs de bureau ou des disques partagés, ce qui les rend détachées des systèmes où toutes les autres données critiques sont centralisées. Étant donné que les données contenues dans les feuilles de calcul ne peuvent pas être intégrées dans ces systèmes, il y a un risque élevé de mauvaise communication et un risque supplémentaire que les équipes travaillent avec des données inexactes ou peu fiables.
Les apports des formulaires digitaux
Les formulaires digitaux sont plus que des versions en ligne de formulaires papier. Avec les formulaires digitaux, les équipes ont la liberté de décider quelles données doivent être saisies, ce qui est obligatoire pour que le formulaire soit traité, et même dans quel format les données doivent être présentées. Comme tout est décidé à l’avance, les équipes n’ont pas à s’inquiéter d’un manque de structure ou d’incohérences. Vous pouvez même contrôler la logique conditionnelle du formulaire et les types de fichiers que les utilisateurs peuvent télécharger.
Une fois le formulaire rempli, des notifications automatiques peuvent être envoyées au service concerné et les données sont directement transférées dans les systèmes connectés. Cela crée une source unique de vérité qui est toujours mise à jour avec les dernières informations et disponible en temps réel, aidant les équipes à répondre plus rapidement et avec plus de confiance.
De nombreux outils de workflow comme Intalio Workflow prennent également en charge les formulaires digitaux dotés d’un accès basé sur les permissions et de vues spécifiques aux rôles. Une demande d’installation, par exemple, peut être transmise directement au chef d’équipe désigné, tandis qu’un formulaire d’admission aux ressources humaines peut n’être visible que par le personnel autorisé, chaque étape faisant l’objet d’un suivi et d’un enregistrement en cours de route.
Améliorer le processus grâce à l’automatisation des formulaires
La véritable puissance des formulaires digitaux devient évidente lorsqu’ils sont associés à l’automatisation des processus. Au lieu de traiter les soumissions de formulaires comme des événements isolés, les entreprises peuvent les intégrer dans des processus opérationnels plus vastes. La soumission d’une demande peut déclencher une nouvelle tâche, assigner un délai, notifier les équipes concernées et archiver une copie dans le système de gestion des documents, le tout sans nécessiter d’intervention manuelle.
Ce niveau d’automatisation réduit la dépendance à l’égard des emails de suivi, élimine les transferts qui peuvent facilement être manqués et clarifie les responsabilités de chacun. Chaque soumission crée une trace facile à suivre avec des outils comme Intalio Workflow, ce qui contribue à la fois à la responsabilité et à la conformité. Comme tout fonctionne selon des règles définies, les équipes peuvent s’assurer que les étapes sont suivies de la même manière à chaque fois.
L’automatisation des formulaires est également adaptable. Les entreprises peuvent mettre à jour les formulaires, modifier la logique de routage ou introduire de nouvelles étapes d’approbation sans perturber l’ensemble du système. Cette flexibilité est particulièrement utile dans les services du secteur public, les soins de santé, l’éducation et d’autres environnements où les politiques et les exigences évoluent régulièrement.
Améliorer l’intégrité des données et réduire les risques
Collecter des données est une chose. Garantir leur exactitude et leur exhaustivité en est une autre. Les formulaires digitaux permettent d’éliminer les erreurs courantes en imposant la validation des données dès le départ. Au lieu de laisser le formatage à l’utilisateur, le système peut limiter les entrées à des dates, des nombres, des listes déroulantes ou des options prédéfinies. Cela réduit l’ambiguïté et accélère les processus en aval tels que la création de rapports, l’analyse ou l’archivage.
En gardant les données structurées et accessibles, les formulaires digitaux contribuent également à la préparation à l’audit. Chaque modification, soumission et approbation est horodatée et enregistrée. Si une erreur se produit ou si une décision doit être revue, il est facile de retracer comment elle a été prise et par qui. Cet aspect est particulièrement important dans les secteurs soumis à des exigences réglementaires strictes, où une documentation manquante ou des pratiques incohérentes peuvent entraîner des amendes ou nuire à la réputation de l’entreprise.
Les entreprises peuvent également appliquer des contrôles d’accès pour protéger les informations sensibles. Tous les collaborateurs n’ont pas besoin de voir tous les formulaires ou tous les processus. En définissant des autorisations au niveau du rôle ou de l’équipe, les entreprises peuvent limiter l’exposition tout en maintenant la transparence des opérations.
Quand remplacer les feuilles de calcul par des formulaires digitaux ?
Toutes les feuilles de calcul n’ont pas besoin de devenir des processus. Mais il y a des signes clairs qui montrent que le changement est judicieux. Si votre équipe envoie sans cesse des fichiers par courrier électronique pour accomplir une tâche, si elle passe du temps à nettoyer des données incohérentes ou si elle a du mal à suivre les approbations, il vaut la peine d’explorer d’autres solutions. Plus il y a de personnes impliquées et plus un processus comporte d’étapes, plus il est probable que les formulaires digitaux et l’automatisation permettront de gagner du temps, d’améliorer les résultats et de réduire le stress.
Les formulaires sont particulièrement utiles dans des domaines tels que :
- RH et l’intégration : Pour simplifier les demandes, les approbations et la tenue des dossiers
- Installations et operations : Pour enregistrer les incidents, les inspections et la maintenance
- Approvisionnement : Pour gérer l’admission des fournisseurs, les approbations et les demandes d’achat
- Conformité: Pour normaliser la manière dont les données sensibles sont soumises et examinées
Ces cas d’usage ne se contentent pas de réduire la paperasserie. Ils donnent également aux équipes une vision plus claire de la façon dont le travail se déplace dans l’organisation.
Les formulaires digitaux constituent une base plus stable pour la collecte et l’utilisation des informations. Associés à l’automatisation des processus, ils deviennent un outil pratique pour gérer les processus quotidiens qui assurent le fonctionnement des entreprises. Il ne s’agit pas de remplacer toutes les feuilles de calcul du jour au lendemain, mais d’identifier les domaines dans lesquels la structure et l’automatisation peuvent faire une différence significative.
Si vos entreprises sont prêtes à arrêter de rafistoler les processus et à commencer à les gérer avec intention, Intalio Workflow est construit pour vous aider. Demandez une démo dès aujourd’hui pour découvrir comment notre suite d’outils d’automatisation des processus basés sur l’IA peut transformer votre entreprise..
