Une entreprise moyenne stocke des milliers de documents. Contrats, courriels, formulaires, factures, feuilles de calcul et d’innombrables autres types de documents sont stockés un peu partout, sur des disques partagés, dans des dossiers personnels et même dans des systèmes auxquels une seule équipe ou un seul service a accès. Comme la plupart des entreprises ne se soucient guère de structurer leurs documents ou même d’utiliser des schémas de dénomination normalisés, les problèmes de contrôle des versions, les risques de non-conformité et les occasions manquées deviennent encore plus fréquents à mesure que le nombre de documents stockés augmente.
Une stratégie de gestion de contenu d’entreprise (ECM) bien définie met fin à la plupart de ces problèmes en structurant la gestion et le stockage du contenu. Avec des protocoles standardisés pour la manière dont le contenu est capturé, catégorisé, accédé et utilisé, une stratégie ECM garantit que les fonctions quotidiennes de l’entreprise peuvent se poursuivre sans problème et sans poser de risques de sécurité.
Avec la plateforme de services de contenu Intalio, nous travaillons avec des entreprises qui cherchent à aller au-delà des systèmes disparates et à adopter des stratégies de gestion de contenu durables et bien intégrées. Dans ce blog, nous allons voir à quoi cela ressemble en pratique..
Pourquoi les stratégies ECM échouent souvent (et comment l’éviter)
De nombreuses entreprises reconnaissent la nécessité de mieux gérer leur contenu, mais se précipitent dans le déploiement d’outils sans définir comment ces outils s’adaptent à leurs activités. Il en résulte un mélange de plateformes qui ne communiquent pas entre elles, des collaborateurs qui ne savent pas où trouver ce qu’ils cherchent et des efforts redondants qui épuisent le temps et les ressources.
Une stratégie ECM efficace doit être ancrée dans la réalité. Elle doit tenir compte de la manière dont les informations circulent dans votre entreprise, de l’endroit où le contenu est créé et des personnes qui doivent y avoir accès. Si ces éléments ne sont pas pris en compte, même la meilleure solution ne sera d’aucune utilité.
Il ne s’agit pas seulement de choisir une plateforme. La structure et la gouvernance qui sous-tendent cette plateforme déterminent son utilité. Si les dossiers se multiplient sans conventions de dénomination ni contrôles d’accès, le système finit par ressembler à une autre boîte de réception encombrée. L’objectif est de créer de la clarté à la fois pour les utilisateurs quotidiens et pour les parties prenantes qui ont besoin d’un aperçu et d’un contrôle.
Structurer une stratégie de gestion de contenu efficace
Une stratégie ECM solide commence par une vision claire des types de contenu les plus utilisés par votre entreprise. Qu’il s’agisse de contrats ou de documents techniques, la compréhension de la nature de votre contenu permet de définir ce qui doit être sécurisé, conservé ou partagé. À partir de là, la structure est essentielle. Il s’agit notamment d’attribuer des noms cohérents, de définir les versions, d’étiqueter les métadonnées et de définir les autorisations. Par exemple, un document peut être étiqueté en fonction du projet, du client, du service et de l’état de conservation, ce qui facilite sa recherche, son suivi et sa gestion.
Les processus jouent un rôle important à cet égard. Au lieu d’envoyer manuellement un fichier par courrier électronique pour examen, un processus digital l’achemine automatiquement vers les personnes chargées de l’approuver. Cela permet de réduire les délais et de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet. Grâce à l’automatisation, il est également facile d’intégrer des rappels, de conserver l’historique des versions et de stocker les documents de manière organisée afin de les retrouver facilement en cas de besoin.
La stratégie ne s’arrête pas à la mise en œuvre. Elle doit être suffisamment souple pour évoluer au fur et à mesure que les équipes se développent ou que les réglementations changent, mais suffisamment structurée pour ne pas s’effilocher..
ECM intégré : réunir les systems
L’un des aspects les plus négligés de l’ECM est l’intégration. Trop souvent, le contenu est enfermé dans des silos. Ainsi, les enregistrements CRM peuvent se trouver dans un outil, les contrats dans un autre et les rapports enfouis dans les disques locaux. Une solution de gestion de contenu efficace fait tomber ces barrières en connectant les systèmes qui détiennent vos données..
Avec les solutions ECM d’Intalio, les documents peuvent circuler entre les services et les outils sans duplication. Par exemple, une demande de service client dans le CRM peut déclencher une recherche de documents, lier le bon dossier et alimenter un enregistrement de conformité, le tout sans nécessiter de téléchargements manuels.
En intégrant votre ECM à votre système technologique existant, vous permettez à vos équipes de travailler avec des informations précises et à jour, quel que soit le système qu’elles utilisent. Lorsque le contenu est connecté aux processus, aux outils de communication et aux sources de données, il devient un élément du processus de prise de décision.
Gouverner le cycle de vie de l’information
La gouvernance de l’information est un élément essentiel de toute stratégie ECM. Il s’agit de savoir quelles sont les données dont on dispose, où elles se trouvent, qui peut y accéder et combien de temps elles doivent être conservées.
Trop souvent, les fichiers restent en circulation longtemps après avoir cessé d’être pertinents. Cela crée des risques, qu’il s’agisse du non-respect des lois sur la conservation des données ou du partage accidentel de documents périmés. Avec la bonne stratégie, les cycles de vie des documents sont contrôlés dès le premier jour.
L’automatisation des règles de conservation, des journaux d’accès et des structures d’autorisation facilite le respect des exigences de conformité sans dépendre d’une surveillance manuelle. La plateforme de services de contenu d’Intalio comprend des fonctions de gouvernance intégrées qui s’adaptent aux différentes normes réglementaires, aidant les entreprises à rester du bon côté de l’évolution des politiques.
Les pistes d’audit, la conservation des fichiers basée sur des règles et l’archivage sécurisé font partie de l’infrastructure. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur leur travail, sachant que la conformité est déjà intégrée au système.
Rendre le contenu utile, et pas seulement gérable
Les meilleures stratégies ECM vous aident non seulement à mieux organiser votre contenu, mais aussi à prendre des décisions sur la base de celui-ci. Le contenu critique n’est pas censé rester inutilisé dans un espace de stockage. Il est destiné à soutenir la collaboration, les décisions et la prestation de services.
Supposons qu’une demande d’approvisionnement arrive. Le système doit automatiquement extraire les contrats connexes, signaler les approbations manquantes et mettre en évidence les éventuels chevauchements budgétaires. Grâce à la gestion de contenu digitale, ces informations ne sont pas dispersées, ce qui signifie qu’elles peuvent être utilisées immédiatement dès qu’elles sont nécessaires.
Les plateformes ECM modernes prennent également en charge la collaboration en temps réel. Au lieu d’avoir plusieurs versions d’un document qui circulent dans les fils de discussion, les équipes peuvent travailler à partir d’une seule source de vérité – commenter, éditer et résoudre les problèmes en un seul endroit. Cela permet d’éviter les approximations et de raccourcir les cycles de projet.
Une stratégie performante de gestion de contenu d’entreprise est plus qu’un projet, c’est un changement dans la façon dont votre entreprise traite l’information. Lorsque le contenu est structuré, consultable et sécurisé, les collaborateurs travaillent plus rapidement, la conformité est simplifiée et les décisions sont prises en toute confiance.
Qu’il s’agisse de dossiers clients, de rapports internes ou de documentation réglementaire, les solutions ECM d’Intalio permettent de transformer des contenus déconnectés en informations organisées. Demandez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment les solutions de services de contenu d’Intalio peuvent vous aider à soutenir votre stratégie ECM.