Quel que soit le secteur d’activité, chaque entreprise possède aujourd’hui au moins une armoire à dossiers contenant des dizaines de documents stockés de manière traditionnelle. Souvent, ces documents sont oubliés au moment même où ils sont rangés dans l’armoire, et on ne s’en souvient que lorsque les délais sont déjà dépassés. Ils prennent de la place, il faut beaucoup de temps pour les retrouver parmi les piles de papier et ils peuvent très facilement être endommagés ou perdus.
Et s’il existait un moyen de digitaliser le stockage des dossiers et de réduire le nombre de fichiers en double dans ces armoires ? C’est exactement ce que font les systèmes de gestion documentaire (GED).
En plus de stocker les fichiers sous forme numérique et de les rendre facilement consultables, les systèmes de gestion documentaire ajoutent une structure au cycle de vie de la gestion des documents, du stockage à la conservation. Les fichiers sont indexés et étiquetés avec des informations qui facilitent leur stockage et leur recherche, les documents sont stockés dans un endroit centralisé pour favoriser la collaboration, et il n’est plus nécessaire de consacrer des armoires ou des pièces entières aux documents physiques qui peuvent être déchirés ou volés.
Le vrai problème de la gestion manuelle des documents
Imaginez que vous ayez à respecter un délai strict et que vous deviez extraire des informations critiques sur un client datant de quelques années et faire approuver les modifications en quelques heures seulement. Dans une telle situation, si vous devez parcourir des dizaines d’armoires contenant des centaines de dossiers, vous risquez d’être retardé. La plupart des armoires n’étant même pas correctement étiquetées, il est possible que vous deviez vous fier à votre mémoire ou trouver une personne susceptible de savoir où un certain dossier a été stocké. Même s’il est retrouvé, un document papier risque toujours d’être endommagé.
Les systèmes sur papier rendent également difficile l’application de la cohérence. Différentes équipes peuvent conserver leurs propres méthodes de classement, ce qui complique la mise en conformité avec les exigences internes ou externes. Et lorsque des audits ou des questions juridiques se posent, l’absence de dossiers centralisés devient un problème sérieux.
A quoi ressemble la gestion moderne des documents
Un système de gestion documentaire bien mis en œuvre remplace ces problèmes liés au papier par une efficacité numérique. Les documents peuvent être numérisés, indexés et stockés dans un référentiel sécurisé et centralisé. Ils deviennent consultables par métadonnées ou en texte intégral, et l’accès peut être restreint en fonction du rôle ou du service.
Les caractéristiques d’un système solide comprennent :
- Un traitement automatisé des documents qui dirige les fichiers vers la bonne destination
- Des solutions d’archivage sécurisé des documents pour un stockage à long terme
- Le contrôle des versions pour s’assurer que les équipes travaillent à partir de la bonne version
- Des solutions de numérisation de documents qui gèrent les téléchargements en masse avec un minimum d’efforts manuels
- Des systèmes de gestion électronique des documents qui prennent en charge les processus internes, les politiques de conservation et les normes d’archivage
Lorsque ces outils sont en place, les entreprises ne se contentent pas de digitaliser le papier – elles améliorent la façon dont leurs équipes travaillent avec l’information.
Amélioration de la gestion des archives dans tous les services
Chaque service et chaque équipe doit traiter un type de contenu différent. Certains peuvent avoir besoin de feuilles de calcul structurées dans un certain format, tandis que d’autres peuvent avoir besoin que leurs contrats et leurs factures respectent certaines règles. Sans stratégie documentaire unifiée, chaque service finit par créer sa propre version d’un système, ce qui peut entraîner des doublons et un manque d’alignement.
Les solutions documentaires d’entreprise permettent de briser ces silos en montrant aux équipes comment interagir entre elles et même créer les bonnes règles pour le contrôle d’accès et l’élimination des documents en toute sécurité. Ainsi, même lorsque plusieurs équipes doivent travailler sur le même dossier, le risque d’altération ou de suppression accidentelle de fichiers importants est réduit au minimum.
Avantages en matière de conformité et de sécurité
Les environnements réglementaires exigent un traitement strict des données. Qu’il s’agisse de documents fiscaux, d’informations sur les clients ou de communications internes, les entreprises doivent prouver que les documents ont été stockés, consultés et gérés conformément à des directives spécifiques.
Une GED offre un moyen automatisé d’enregistrer qui a accédé à quoi et quand. Ce type de piste d’audit est difficile à maintenir avec des fichiers physiques ou des pièces jointes à des emails. Le traitement automatisé des documents et l’archivage digital sécurisé réduisent également le risque d’erreur humaine, comme l’égarement ou la modification de la mauvaise version d’un fichier.
Dans les secteurs où les violations de données ou les manquements à la réglementation sont passibles de lourdes sanctions, ce niveau de surveillance est essentiel.
Connecter les processus documentaires à des opérations plus globales
Un système de documents digitaux ne se contente pas de stocker des fichiers. Il s’intègre aux outils que les collaborateurs utilisent déjà, tels que les systèmes d’automatisation des processus, les logiciels de relation client, les plateformes financières, etc. Lorsque les documents sont intégrés à ces plateformes, ils suivent le travail au lieu d’être gérés séparément.
Prenons l’exemple des solutions de capture de documents. Les fichiers entrants – qu’ils soient numériques ou sur papier – peuvent être étiquetés et envoyés automatiquement au service concerné. Si des signatures manquent ou si des approbations sont nécessaires, des outils comme Intalio Document peuvent même aider à envoyer des notifications et des alertes pour minimiser les retards et réduire la nécessité d’un suivi manuel.
Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’un système de gestion documentaire évolutif ?
Il est tout à fait naturel que le nombre de documents traités par votre entreprise augmente au fur et à mesure de sa croissance. Une solution qui fonctionne pour une petite équipe peut ne plus être pratique lorsque les opérations se développent. C’est pourquoi les systèmes modernes comme Intalio Document sont conçus pour s’adapter.
Les plateformes de gestion de documents digitaux peuvent s’adapter à l’augmentation des volumes de fichiers sans ajouter de complexité pour les utilisateurs finaux. Les équipes peuvent continuer à stocker, rechercher et récupérer des documents avec la même facilité, quelle que soit la taille de la bibliothèque.
Et grâce aux options basées sur le cloud, les entreprises peuvent maintenir la continuité de leurs activités sans être liées à des serveurs physiques ou à des bureaux.
Passer du papier à la numérisation
Le passage à une GED ne doit pas nécessairement être un bouleversement. Il est possible de commencer lentement par quelques processus, puis de numériser davantage de documents et de processus une fois les problèmes initiaux résolus. Il est toutefois essentiel de créer un plan clair et de définir une structure de classification des documents. Une fois que cela est fait, vous pouvez introduire l’automatisation dans le processus et commencer à laisser la GED faire son travail sans intervention manuelle. Il faudra peut-être un peu de temps à vos équipes pour s’habituer au nouveau système, mais cela en vaudra la peine au bout du compte.
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