Aujourd’hui encore, d’innombrables entreprises utilisent des classeurs et des méthodes manuelles pour stocker leurs documents. Non seulement ces documents occupent inutilement beaucoup d’espace, mais leur recherche et leur récupération deviennent également un véritable casse-tête. De plus, l’approbation des copies physiques des documents peut également prendre beaucoup de temps, ce qui entraîne des retards et des pertes d’opportunités.
Les systèmes intelligents de gestion des documents visent à résoudre tous ces problèmes en automatisant tout, depuis l’organisation des documents et leur stockage jusqu’à leur récupération. Avec les systèmes de stockage de documents, vous avez l’assurance que vos documents seront toujours indexés et tagués avec les bonnes métadonnées, offrant plus de contexte sur le document et ce qu’il contient. Cela permet non seulement aux équipes d’avoir une visibilité complète sur leurs fichiers et sur la manière dont ils sont stockés, mais aussi aux systèmes de rechercher ces fichiers avec précision en quelques millisecondes seulement.
La collaboration devient également beaucoup plus facile avec un système de gestion des documents et du contenu. Au lieu de devoir scanner et organiser manuellement les entreprises, la solution prend en charge l’ensemble du processus du début à la fin, ce qui le rend beaucoup plus facile et rapide. Ensuite, toutes les équipes qui ont besoin d’accéder à un certain fichier ou document peuvent le faire à partir d’un même emplacement centralisé au lieu de travailler sur plusieurs copies stockées dans différents systèmes. Cela ne rend pas seulement la prise de décision plus rapide et plus efficace, mais garantit également que les gens ne se retrouvent pas avec la mauvaise version ou une version périmée d’un fichier.
Comment fonctionne la gestion électronique de contenu ?
Les solutions de gestion de documents électroniques et de contenu sont dotées d’un certain nombre de fonctionnalités qui facilitent le stockage, l’organisation, la gestion, la recherche et l’utilisation des documents à chaque fois qu’ils sont nécessaires.
Les solutions d’automatisation des processus documentaires telles qu’Intalio Document sont dotées de fonctionnalités telles que la capture de documents, qui permet aux utilisateurs d’ajouter facilement des documents papier et électroniques à un répertoire central qui sert de référentiel pour l’ensemble des documents. Ces outils sont également dotés d’outils de numérisation qui peuvent être utilisés pour capturer et télécharger toutes sortes de documents sans qu’il soit nécessaire d’utiliser des solutions supplémentaires.
Grâce à des fonctionnalités telles que l’importation en masse, les solutions de gestion documentaire sont également en mesure de garantir que tous les documents requis seront ajoutés au référentiel central avec un minimum d’intervention humaine.
Une fois que tous les documents requis ont été téléchargés, il est temps de commencer à les classer correctement en fonction de certaines règles et de certains paramètres. Une fois qu’une structure adéquate a été établie, vous n’avez plus besoin de définir des règles pour chaque nouveau fichier à télécharger, car le système de gestion documentaire s’occupera automatiquement de tous vos besoins en matière de classement.
Lorsque toutes les données ont été stockées et taguées correctement, la collaboration devient un jeu d’enfant. Vous pouvez accéder aux fichiers directement via votre navigateur, vos appareils mobiles ou vos tablettes, et les réviser, voire les signer, à l’aide d’applications et de suites intégrées telles que Microsoft Office. La productivité s’en trouve considérablement améliorée, car vous n’avez plus besoin de passer par des étapes supplémentaires pour approuver des documents ou y apporter de petites modifications.
Le problème des méthodes traditionnelles de stockage des documents
L’archivage sur support papier n’est pas seulement trop gourmand en ressources, il peut aussi s’avérer difficile à gérer. Des dossiers et des armoires doivent être consacrés aux documents, les fichiers sont plus susceptibles d’être endommagés et les gens doivent souvent se fier à leur mémoire ou à leur intuition pour trouver ce dont ils ont besoin.
De plus, il est très probable qu’un document soit accidentellement stocké au mauvais endroit, ce qui peut causer beaucoup d’ennuis. Dans de tels cas, il devient pratiquement impossible de retrouver le document requis sans passer en revue tous les emplacements possibles dans lesquels il aurait pu être stocké, ce qui peut prendre beaucoup de temps.
Les examens et les approbations sont également très retardés lorsqu’il s’agit de documents papier plutôt que de versions numériques. Les documents papier se perdent souvent dans des piles de dossiers, les approbations sont retardées parce que les documents sont oubliés, et les documents peuvent même devenir illisibles en raison de problèmes causés par les intempéries, les dégâts des eaux, ou simplement parce que l’encre s’estompe avec le temps, rendant le texte illisible.
Fonctionnalités d’un système de gestion documentaire intelligent
Un système de gestion du contenu et de la documentation bien mis en place remplace ces problèmes liés au papier par une efficacité digitale. Les documents peuvent être scannés, indexés et stockés dans un référentiel sécurisé et centralisé. Les utilisateurs peuvent ensuite utiliser les métadonnées ou le texte du document pour le rechercher et le trouver en quelques secondes au maximum.
Les fonctionnalités d’un système solide sont les suivantes :
- L’automatisation des processus documentaires qui garantit que tous les documents sont envoyés au bon endroit
- Des solutions de stockage performantes et sécurisées pour les documents
- Un contrôle strict des versions pour éviter que les équipes ne travaillent sur la mauvaise version des fichiers
- Des solutions de numérisation de documents qui gèrent les téléchargements en masse avec un minimum d’efforts manuels
- Des systèmes de gestion électronique de contenu qui permettent de gérer facilement les processus internes
Ces outils et fonctionnalités permettent non seulement de faciliter le stockage et la collaboration, mais aussi de sécuriser les documents et de garantir le bon déroulement de tous les processus.
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