Dans le monde d’aujourd’hui, où l’information circule en permanence et est vitale pour les entreprises, une gestion efficace des documents devient un complément essentiel aux diverses formes de réussite opérationnelle. Il a toujours été évident que des solutions performantes de gestion de contenu sont nécessaires à une époque où les entreprises sont confrontées à des complexités accrues en matière de conformité réglementaire. Intalio est une société leader dans la fourniture de solutions de gestion documentaire.
Intalio est le seul éditeur à disposer d’un système de gestion documentaire (GED) complet permettant de fluidifier et de rendre conformes les processus liés à la gestion et à la conservation des documents et des enregistrements. Ce article de blog explique comment la solution d’Intalio aide les entreprises à gérer efficacement leurs documents en garantissant l’intégrité des informations.
L’importance de la gestion des documents
La gestion des documents ne se limite pas à l’archivage des fichiers. C’est l’ensemble du cycle de vie d’un document, depuis sa création et sa capture jusqu’à son stockage, sa récupération et, enfin, son élimination.
Le cabinet d’études Gartner, Inc. estime que 1,1 % du chiffre d’affaires d’une entreprise est consacré au papier, à l’impression, à l’archivage, au stockage et à la maintenance des fichiers d’information. Ce chiffre montre à quel point de mauvaises pratiques de gestion des documents peuvent être coûteuses, entraînant l’inefficacité des processus, des risques de non-conformité et des opportunités manquées.
Dans le contexte réglementaire actuel, les normes de conformité se déclinent en milliers de variétés, y compris les lois sur la protection des données, les réglementations sectorielles et les politiques organisationnelles internes.
La non-conformité peut s’avérer très coûteuse en raison des pénalités financières, des poursuites judiciaires et de la perte de réputation. C’est pourquoi les entreprises qui souhaitent minimiser les risques et rester en conformité ont absolument besoin d’un système de gestion des documents électroniques.
Garantir la conformité avec les solutions d’Intalio
La conformité avec les réglementations en matière de gestion des documents et d’archivage traverse toutes les frontières de l’industrie. Avec l’aide du système de gestion de documents d’Intalio, une entreprise peut efficacement tracer son chemin dans cette complexité.
Les entreprises peuvent s’assurer que leurs documents électroniques sont non seulement stockés en toute sécurité, mais aussi gérés conformément aux exigences réglementaires, grâce à un système performant de gestion des documents électroniques.
Conformité réglementaire et atténuation des risques
Les entreprises sont soumises à de nombreuses réglementations qui dictent la manière dont elles doivent traiter leurs documents. Ces réglementations dépendent des secteurs d’activité et des régions, mais les exigences générales comprennent les lois sur la protection des données, les politiques de conservation et les pistes d’audit.
Intalio Document offre des fonctionnalités qui facilitent la conformité à ces réglementations, telles que des calendriers de conservation automatisés qui garantissent que les documents sont conservés pendant la durée requise et éliminés en toute sécurité lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
De plus, il fournit un système d’audit complet permettant aux entreprises de suivre chaque accès et modification des documents dans un souci de transparence et de responsabilité. Cette fonctionnalité est essentielle, en particulier dans les environnements réglementés tels que la finance et la santé, où les manquements à la conformité entraînent des pénalités financières importantes et des atteintes à la réputation.
Améliorer l’intégrité des documents
L’intégrité des documents sera garantie par la conformité et l’efficacité des opérations. Les solutions proposées par Intalio comprennent la gestion des documents, dans laquelle les documents sont protégés contre les accès et les modifications non autorisés. Le système met en œuvre une sécurité élevée en utilisant des contrôles d’accès basés sur les rôles ainsi que le cryptage pour protéger les informations.
Si l’accès ou la modification n’est permis qu’au personnel autorisé, le risque de violation des données ou de l’intégrité de l’information est alors minimisé. Ceci est d’autant plus important dans des secteurs comme le juridique et les soins de santé qui traitent des données confidentielles.
Améliorer l’efficacité opérationnelle
Le système de gestion documentaire d’Intalio n’est pas seulement bénéfique pour la conformité, il contribue également à améliorer l’efficacité opérationnelle globale. L’automatisation des processus basés sur les documents rend cela possible en réduisant le temps consacré aux processus manuels et les risques associés aux erreurs.
Par exemple, la révision et la signature simplifiées grâce à des processus d’approbation automatisés peuvent être utilisées pour s’assurer que tous les documents sont traités rapidement et efficacement.
La collaboration au sein de l’équipe s’en trouve également améliorée, car il est possible d’accéder aux documents à partir d’un référentiel central. Tous les documents étant stockés au même endroit, les collaborateurs peuvent facilement trouver les informations dont ils ont besoin, ce qui réduit le temps passé à rechercher des fichiers.
L’efficacité accrue se traduit par des économies et une meilleure productivité, ce qui permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales.
Conclusion
Intalio Document offre une solution évolutive, personnalisable et ergonomique pour simplifier la gestion des documents au sein de l’entreprise et garantir la conformité réglementaire. Elle améliore les performances en matière de gestion des documents, de collaboration et d’intégrité des informations, aidant les entreprises à faire face aux pressions réglementaires croissantes.
En réduisant les risques et en stimulant l’efficacité opérationnelle, Intalio permet aux entreprises de gérer en toute confiance des besoins documentaires complexes. Cette approche proactive permet de se prémunir contre les défaillances de conformité tout en positionnant les entreprises pour un succès à long terme dans un contexte concurrentiel.
Prêt à optimiser vos opérations et à augmenter votre productivité ? Contactez Intalio dès aujourd’hui pour découvrir comment notre solution de gestion documentaire peut donner à votre entreprise les moyens d’un avenir plus intelligent et plus efficace.
