L’automatisation des processus n’est pas un mot à la mode, mais une réponse aux inefficacités courantes dans les entreprises. Les entreprises commencent à s’attaquer de front à ce problème en se tournant vers des solutions d’automatisation des processus qui connectent les services, les outils et les processus. Ces plateformes aident les équipes à prendre des décisions plus rapidement et à atteindre leurs objectifs de manière cohérente.
Les points faibles des systèmes manuels
Pensez à un processus d’approbation typique. Un document peut passer d’une équipe à l’autre par email et il peut s’écouler des jours, voire des semaines, avant que les documents ne soient approuvés ou ne fassent l’objet d’un suivi. Dans une telle situation, il est très facile de ne pas respecter les délais.
Plus votre entreprise se développe, plus ces petites défaillances risquent de se transformer en goulots d’étranglement majeurs. À un moment donné, la gestion du travail devient le travail lui-même. C’est là que les systèmes de processus automatisés interviennent pour réduire les tâches répétitives et donner aux équipes la structure dont elles ont besoin pour se concentrer sur les résultats.
Pourquoi l’automatisation des processus est-elle si précieuse ?
Les solutions d’automatisation des processus comme Intalio aident les entreprises à remplacer les tâches manuelles dispersées par des processus digitaux structurés. Ce changement offre plusieurs avantages :
- Visibilité en temps réel : Les équipes peuvent voir qui est responsable de quoi et obtenir une visibilité complète sur les statuts des projets.
- Une meilleure coordination : Grâce à des règles et des déclencheurs prédéfinis, le travail passe d’une personne à l’autre sans retard ni conjecture.
- Risque réduit : les étapes de conformité sont intégrées au processus, ce qui facilite le respect des normes du secteur ou des politiques internes.
- Des décisions étayées par des données : À mesure que les processus se digitalisent, il devient plus facile de les mesurer et de débloquer de nouvelles perspectives en cours de route.
Voir les effets de l’automatisation des processus dans la vie réelle
Supposons qu’un nouvel employé rejoigne votre entreprise. Dans le cadre d’un processus manuel, les RH envoient des emails aux services informatiques pour l’équipement, aux services de paie pour l’installation, et à leur manager pour l’attribution des tâches. Tout le monde travaille à partir de fils distincts.
Imaginez maintenant que vous utilisiez l’automatisation des processus d’entreprise. Dès que les RH saisissent l’embauche dans le système, les tâches sont créées et acheminées automatiquement vers l’informatique, la paie et le responsable. Chaque service voit ses listes de contrôle et ses échéances, et tout est consigné. Il en résulte moins de confusion, moins d’étapes manquées et un démarrage en douceur pour le nouveau membre de l’équipe.
Fonctionnalités clés à rechercher dans les outils d’automatisation des processus
Le bon outil d’automatisation des processus est celui qui convient le mieux à votre entreprise. Lorsque vous explorez vos options, recherchez des solutions qui offrent une conception flexible des processus, ce qui facilite l’utilisation et l’évolution des équipes en fonction des besoins. Après tout, l’objectif de l’outil est de répondre aux besoins de votre entreprise.
Vous aurez également besoin d’options de reporting claires qui offrent des tableaux de bord et des visualisations pour montrer l’état exact des processus et la possibilité d’appliquer des autorisations basées sur les rôles afin que les mauvaises personnes n’aient pas accès aux données importantes.
Votre outil d’automatisation des processus doit également bien s’intégrer aux autres systèmes que vos équipes utilisent déjà, notamment les CRM, les systèmes de gestion des documents et les outils de communication. L’idéal serait de disposer d’options « low-code » afin que les équipes ne soient pas obligées de faire appel au service informatique pour chaque petite mise à jour.
Comment l’automatisation favorise l’agilité de l’entreprise
Une fois le travail de routine automatisé, les entreprises constatent que leurs équipes deviennent plus agiles. Elles passent moins de temps à gérer les emails ou à rechercher des mises à jour et se concentrent davantage sur la résolution de problèmes concrets.
Il est également plus facile de faire évoluer l’entreprise. En cas de croissance, les processus automatisés peuvent être dupliqués, ajustés et réutilisés sans ajouter de frais généraux manuellement.
Par exemple, une équipe marketing qui automatise son processus de révision des campagnes peut lancer de nouvelles campagnes plus rapidement. Une équipe financière dont les étapes d’approbation sont automatisées peut traiter les paiements des fournisseurs avec moins de retard.
Les défis à relever
Les entreprises se heurtent souvent à quelques obstacles communs :
- Le refus de l’équipe : Certains collaborateurs voient dans l’automatisation une perte de contrôle ou une menace pour leur emploi. Il est essentiel de concevoir l’automatisation comme un soutien et non comme un remplacement.
- La sur-automatisation : Essayer de tout automatiser en même temps se retourne généralement contre soi. Commencez petit. Concentrez-vous d’abord sur les tâches les plus répétitives et les plus visibles.
- Des outils déconnectés : L’automatisation tombe à l’eau si vos systèmes ne se parlent pas entre eux. L’intégration doit être une priorité absolue.
Pourquoi ce changement est important à long terme
L’automatisation digitale du processus ne se limite pas à des gains opérationnels. Elle modifie également la façon dont les entreprises abordent la responsabilité, la résilience et la planification.
Lorsqu’un processus est automatisé, il est plus facile de le répéter et de l’améliorer. Lorsqu’un processus est suivi, il est plus facile de l’auditer et de l’analyser. Lorsqu’un processus est visible, il est plus facile de le gérer au sein des services et de la direction.
C’est pourquoi l’automatisation des processus est essentielle pour les entreprises modernes.
Le futur de l’automatisation des processus
Le passage à l’automatisation des processus d’entreprise est déjà en cours. Les entreprises qui l’adoptent simplifient le travail des équipes, clarifient les responsabilités et prennent de meilleures décisions sans ajouter de couches de complexité supplémentaires.
Si votre entreprise en est encore à jongler avec les approbations dans les boîtes de réception et à gérer les processus à l’aide de feuilles de calcul, il est peut-être temps de repenser votre approche. L’avenir du travail n’est pas seulement digital – il est coordonné, responsable et automatisé.
Vous voulez savoir comment Intalio prend en charge les stratégies de processus modernes ? Réservez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment nos outils peuvent vous aider.