La transformation digitale ne commence pas par la technologie – elle commence par l’amélioration de la façon dont les équipes travaillent. Dans les grandes entreprises, l’approbation des tâches n’est pas nécessairement linéaire. Les fichiers peuvent être envoyés à différentes personnes par email, les modifications peuvent être effectuées sur des systèmes décentralisés, et les équipes cloisonnées rendent la collaboration difficile. Les outils de gestion des processus métier (BPM) offrent une meilleure structure et garantissent que les tâches sont achevées dans les délais.
Il est évident que les outils de BPM ne règlent pas les processus de l’entreprise comme par magie. La première étape consiste toujours à effectuer une analyse approfondie des systèmes actuellement en place, des points sur lesquels les tâches sont souvent bloquées et des personnes qui ont besoin d’accéder à tel ou tel type de données. Une fois cette étape franchie, en fonction de l’état actuel des processus, des délais d’approbation et des problèmes opérationnels, les processus peuvent être soit améliorés, soit reconstruits à partir de zéro.
Quelle est la place du BPM dans une stratégie de transformation digitale ?
La transformation digitale ne consiste pas à remplacer inutilement le papier par des outils. Il s’agit de mettre en place des outils et des systèmes qui offrent plus de visibilité, de rapidité et de responsabilité dans tous les processus. Étant donné que les entreprises traitent désormais des tonnes d’informations critiques, les outils de gestion des processus métier utilisés pour la transformation digitale sont souvent également dotés de fonctionnalités qui vous permettent de décider quels membres de l’équipe doivent avoir accès à quels types de données.
De plus, des outils tels qu’Intalio Workflow peuvent même être utilisés pour retracer quel document a été modifié ou approuvé à quel moment, afin que tous les membres de l’entreprise aient accès aux informations les plus récentes au cas où elles seraient nécessaires pour un audit.
Les solutions BPM permettent de diviser les efforts de transformation importants en étapes gérables. Il permet aux entreprises de :
- Définir ce à quoi ressemble un processus idéal
- Définir des règles pour encadrer la progression du travail.
- Automatiser les décisions répétitives
- Contrôler les performances sans se livrer à des conjectures
Avec cette structure en place, les entreprises peuvent procéder à des ajustements basés sur des données plutôt que sur des hypothèses, même si les besoins évoluent.
Ce que les systèmes BPM comprennent généralement
Les systèmes BPM modernes combinent plusieurs outils pour gérer le cycle de vie complet d’un processus métier:
- Les solutions de modélisation des processus cartographient chaque tâche et chaque point de décision. Ces modèles visuels donnent aux équipes une référence partagée et permettent de tester plus facilement les améliorations avant de les déployer.
- Les solutions de gestion des processus font avancer les tâches automatiquement sur la base d’une logique prédéfinie. Cela remplace les fils de mails éparpillés et permet de s’assurer que les délais et les transferts de responsabilités sont suivis.
- Des outils d’automatisation des activités permettant d’effectuer des actions basées sur des règles, telles que l’attribution de demandes, la vérification de l’exhaustivité des formulaires ou l’acheminement des approbations, sans nécessiter de saisie humaine à chaque étape.
- Les outils de suivi montrent ce qui fonctionne et où les retards s’accumulent. Cette boucle de rétroaction facilite l’identification des facteurs de blocage et l’ajustement.
- Les plateformes BPM low-code donnent plus de contrôle aux utilisateurs non techniques, qui peuvent construire ou modifier des processus sans écrire de code. Ces plateformes rendent pratique le déploiement rapide des changements et l’implication d’un plus grand nombre de personnes dans la conception.
Comment la BPM modifie les résultats opérationnels
Le plus grand avantage d’une solution BPM est qu’elle remplace les conjectures par une structure. Une fois les processus cartographiés et automatisés, les équipes passent moins de temps à courir après les approbations ou à suivre les progrès manuellement. Parmi les changements pratiques que les entreprises remarquent, citons :
- Des délais d’exécution plus courts: Lorsque les tâches sont acheminées automatiquement et que des alertes sont intégrées, le travail continue d’avancer même lorsque quelqu’un n’est pas au bureau.
- Moins d’erreurs: L’automatisation de la validation des entrées ou des transferts de documents réduit le risque d’erreurs dues à des étapes manquées ou à des fichiers obsolètes.
- Une responsabilisation plus claire : Les tableaux de bord des processus indiquent qui est responsable de chaque étape, ce qui est en cours et ce qui est en retard, sans qu’il soit nécessaire de demander autour de soi.
- Une conformité simplifiée : Les journaux et les enregistrements sont intégrés, ce qui facilite les audits et garantit que les étapes critiques ne sont pas sautées.
Exploiter au mieux une plateforme BPM Low-Code
Les outils BPM low-code augmentent la valeur d’un système traditionnel en permettant aux équipes de concevoir leurs propres processus ou de modifier les processus existants en fonction de l’évolution de la situation. Au lieu de soumettre des tickets informatiques ou d’attendre des ressources de développement, les utilisateurs peuvent configurer des approbations, fixer des délais ou définir des conditions à l’aide d’un constructeur visuel.
Cette adaptabilité offerte par des outils comme Intalio Workflow est particulièrement utile pour les équipes qui doivent réagir rapidement, comme les services RH qui gèrent de nouvelles politiques, les équipes financières qui ajustent les chaînes d’approbation ou les équipes de support client qui mettent à jour leur logique de routage des tickets.
Les plateformes BPM servent souvent de point de départ à la transformation digitale car elles clarifient la façon dont le travail circule entre les systèmes et les services. Une fois cette clarté en place, il devient plus facile d’introduire des outils supplémentaires comme l’IA ou l’analytique avancée sans causer de désorganisation.
Éviter les erreurs courantes
Bien que les systèmes BPM soient flexibles, ils sont plus efficaces lorsqu’ils sont mis en œuvre avec un objectif clair. S’empresser d’automatiser chaque tâche sans avoir au préalable examiné le processus existant peut entraîner une complexité inutile.
Il est également important d’obtenir l’avis des équipes qui utilisent le processus au quotidien. Elles sont souvent la meilleure source d’informations sur ce qui fonctionne, ce qui cause des retards et sur les points où de petits changements peuvent faire une grande différence.
Enfin, il faut éviter de considérer le BPM comme une installation unique. Les processus doivent être revus périodiquement pour s’assurer qu’ils correspondent toujours aux besoins actuels, en particulier lorsque les réglementations ou les priorités changent.
La gestion des processus métier permet aux entreprises de relier le travail quotidien à des objectifs de transformation plus vastes. En organisant les processus, en supprimant les frictions et en favorisant la visibilité entre les équipes, les systèmes de BPM contribuent à créer une entreprise plus réactive et plus résiliente.
Pour les équipes qui cherchent à se moderniser sans tout remplacer, le BPM est souvent le bon point de départ. Avec la bonne plateforme, en particulier celle qui prend en charge les ajustements low-code et les rapports clairs, les entreprises peuvent mettre en place de meilleurs processus dès aujourd’hui tout en restant flexibles et évolutifs.
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