Une mauvaise gestion des documents coûte chaque année des milliards de dollars aux entreprises. Ces coûts se manifestent sous la forme de retards dans la conclusion d’accords commerciaux, d’opportunités manquées et de coûts liés à la recherche de documents sur plusieurs plateformes différentes. Malheureusement, ces problèmes ne sont pas pris en compte jusqu’à ce qu’ils deviennent incontrôlables et qu’il devienne impossible de rechercher un document important ou de le faire approuver.
La gestion des documents ne consiste pas seulement à disposer d’un endroit pour stocker les fichiers. Il s’agit de savoir comment l’information circule entre les services, comment elle est mise à jour, qui y a accès et combien de temps il faut pour accomplir une tâche qui implique de la documentation. Qu’il s’agisse de l’intégration d’un nouvel employé, de la gestion des contrats ou de la préparation de rapports financiers, les documents sont à la base des décisions et des processus. Si ces documents sont mal gérés, c’est l’ensemble du processus qui en pâtit.
Les vrais problèmes des processus documentaires
La plupart des défis documentaires ne sont pas dus à un manque d’efforts. Les équipes font de leur mieux, mais les systèmes sur lesquels elles s’appuient sont souvent dépassés ou ne sont pas conçus pour le travail d’aujourd’hui. Les emails avec pièces jointes remplacent les assignations de tâches formelles et la plupart des équipes s’appuient sur des copies imprimées des documents pour les signatures, les tampons et les approbations. Même dans les cas d’usage de systèmes basés sur le cloud, ceux-ci ne sont pas correctement intégrés au reste des outils utilisés par l’équipe.
Une équipe de marketing peut collaborer sur une proposition de campagne, en sauvegardant plusieurs versions sur un disque partagé. Cependant, si ces fichiers ne sont pas nommés de manière cohérente ou si quelqu’un télécharge une copie pour la modifier hors ligne, le contrôle des versions s’effondre rapidement. Lorsque la proposition parvient à l’équipe juridique pour examen, il est difficile de savoir quelle est la version finale ou si elle a même été approuvée en interne.
C’est là que la plupart des processus documentaires commencent à ralentir. Les collaborateurs passent plus de temps à localiser les documents, à vérifier les modifications et à rechercher les réponses qu’à effectuer leur travail. Si l’on multiplie ce temps par les départements et les processus, on obtient un système au mieux inefficace et au pire non conforme.
Une meilleure alternative : Gestion documentaire avec prise en charge intégrée des processus
Les systèmes de gestion documentaire (GED) vont bien au-delà du stockage de fichiers. Ils sont conçus pour prendre en charge des processus de bout en bout, afin d’aider les entreprises à gérer les documents de la même manière que leurs équipes travaillent. Cela signifie que des tâches peuvent être déclenchées lorsqu’un document atteint un certain stade, que l’accès peut être restreint ou accordé automatiquement et que les approbations peuvent être suivies sans qu’un suivi manuel soit nécessaire.
Ce qui est intéressant, c’est que les processus ne sont pas des modèles rigides. Ils sont suffisamment souples pour s’adapter aux processus d’entreprise existants tout en apportant une structure là où elle est nécessaire. Par exemple, une GED peut faire la distinction entre un document de politique générale qui nécessite des mises à jour annuelles et un dossier destiné aux clients qui doit être examiné par le service marketing avant d’être distribué. Cela permet de réduire les révisions redondantes et de créer une expérience plus fluide et plus intuitive pour les utilisateurs.
Pourquoi le contrôle et la visibilité des documents sont-ils plus importants que jamais ?
Les exigences de conformité se renforcent dans presque tous les secteurs. Qu’il s’agisse de rapports financiers, de protection des données ou de documentation sur les soins de santé, les entreprises doivent non seulement stocker les documents en toute sécurité, mais aussi fournir une trace claire de la manière dont les décisions ont été prises.
C’est là que le contrôle des documents devient essentiel. Un outil de gestion documentaire performant ne se contente pas de stocker un document, il conserve également un historique complet des modifications, enregistre chaque action de l’utilisateur et préserve les versions antérieures sans encombrer l’espace de travail actuel. Si quelqu’un revient sur un fichier des mois plus tard, il peut retracer son parcours et voir qui a pris telle ou telle décision, et pourquoi.
Les autorisations d’accès peuvent également être configurées à un niveau granulaire. Un chef d’équipe peut avoir besoin de modifier un document stratégique, tandis qu’un collaborateur débutant ne devrait pouvoir que le consulter. Lorsqu’un système applique automatiquement ces règles, il réduit le risque de modifications accidentelles ou de partage non autorisé.
Ce type de visibilité n’est pas seulement une question de conformité. Elle aide également les responsables et les parties prenantes à identifier les goulets d’étranglement et les inefficacités. Si certaines tâches restent bloquées au même point – par exemple, des examens juridiques qui prennent trop de temps ou des approbations qui se perdent – la direction peut intervenir et remanier cette partie du processus en se basant sur les données d’utilisation réelles.
Comment la gestion des documents d’entreprise s’adapte à votre entreprise
Les petites équipes peuvent se contenter d’outils de base pendant un certain temps. Mais à mesure qu’une entreprise se développe, la complexité de ses processus et le nombre de documents impliqués augmentent également. Un processus d’intégration qui nécessitait cinq documents l’année dernière peut maintenant en nécessiter dix, avec des contributions des RH, de l’informatique, de la conformité et des chefs de service.
Une GED d’entreprise est conçue pour gérer cette échelle. Il ne se contente pas de suivre l’augmentation du volume, il y met aussi de l’ordre. Les systèmes peuvent attribuer automatiquement des catégories aux documents en fonction de leur contenu, extraire des métadonnées pour faciliter la recherche et signaler les incohérences avant qu’elles n’entraînent des problèmes plus importants.
Prenons l’exemple d’une institution financière. Chaque dossier client peut contenir des documents d’identification, des contrats, l’historique des transactions, des journaux de communication et des notes internes sur la conformité. Une GED bien configurée permet de s’assurer que tous ces éléments sont stockés au bon endroit, étiquetés avec précision et accessibles uniquement au personnel autorisé. Sans un tel système, le risque de manquer des documents ou d’exposer des données sensibles augmente considérablement.
Éléments à prendre en compte lors du choix d’une GED
Chaque entreprise a des besoins différents, mais certaines considérations fondamentales s’appliquent à tous les secteurs d’activité. Commencez par examiner la manière dont vos équipes traitent actuellement les documents et les points de friction. Les gens ont-ils du mal à trouver les fichiers ? Les documents sont-ils édités sans avoir été correctement examinés ? La documentation relative à la conformité est-elle dispersée sur différentes plates-formes ?
À partir de là, vous voudrez évaluer les plateformes GED en fonction de facteurs tels que :
- L’intégration: Le système peut-il se connecter à votre solution CRM, ERP ou RH existante ?
- L’expérience utilisateur : L’interface est-elle suffisamment intuitive pour les équipes non techniques ?
- Capacités d’automatisation: Peut-il déclencher des actions en fonction du statut ou du contenu du document ?
- Sécurité et conformité : Prend-il en charge le cryptage, le contrôle d’accès et les pistes d’audit ?
- Évolutivité : Évoluera-t-il en fonction de vos besoins sans nécessiter une refonte complète ?
Ces questions ne sont pas seulement techniques, mais aussi opérationnelles. Le bon système ne se contentera pas de faciliter le stockage des documents. Il favorisera une collaboration plus fluide, des approbations plus rapides et une plus grande responsabilisation au sein de votre entreprise.
Pourquoi vous devez passer le cap du stockage traditionnel de documents
Un processus documentaire désorganisé peut silencieusement faire perdre du temps à votre équipe, créer des risques inutiles et freiner la croissance de votre entreprise. Avec les bons outils en place, la gestion des documents devient une aide au travail et non un fardeau.
En investissant dans un système de gestion des documents qui correspond au mode de fonctionnement de vos équipes, vous ne vous contentez pas de résoudre le problème du stockage. Vous créez une base plus sûre et plus efficace pour chaque processus impliquant des documents – ce qui, dans la plupart des entreprises, correspond à presque tous les processus.
Si vos équipes sont prêtes à aller au-delà des disques encombrés et des approbations dispersées, il est temps d’explorer une approche plus intelligente. Les solutions de gestion documentaire d’Intalio apportent structure, automatisation et sécurité au sein d’une plateforme transparente. Demandez une démonstration personnalisée dès aujourd’hui pour voir comment nous pouvons vous aider à construire un meilleur processus documentaire.
