Les entreprises sont souvent confrontées à la gestion de grandes quantités de documents, des contrats aux factures. Traditionnellement, les entreprises s’appuient sur un classement manuel et des systèmes basés sur le papier, ce qui entraîne des pertes de fichiers, des erreurs et des retards. Ces méthodes dépassées entravent la productivité et augmentent les coûts.
Les solutions d’automatisation des documents transforment ce chaos, en offrant des outils intelligents et évolutifs pour simplifier les opérations.
Un rapport de WorkMarket Insight montre que 78 % des dirigeants d’entreprise pensent que les outils d’automatisation peuvent stimuler la productivité.
Ce guide explore la façon dont l’automatisation des processus documentaires, alimentée par le système de gestion documentaire d’Intalio, améliore les processus d’entreprise.
Le besoin de solutions d’automatisation des documents
La gestion manuelle des documents ralentit les entreprises. Les dossiers papier et les dossiers numériques éparpillés sont source d’inefficacité, les collaborateurs perdant des heures à rechercher des documents.
Les méthodes traditionnelles ne permettent pas un accès en temps réel, ce qui entraîne des dépassements de délais. Une solution d’automatisation des documents résout ces problèmes en digitalisant et en organisant le contenu.
Intalio Document automatise la capture et le stockage, garantissant un accès rapide.
En s’attaquant aux inefficacités, ces outils améliorent les processus, réduisent les erreurs et font gagner du temps aux moyennes et grandes entreprises.
Qu’est-ce qu’un processus d’automatisation des documents ?
Un processus d’automatisation des documents utilise l’IA pour gérer les documents, de la création à l’archivage. Contrairement aux systèmes de classement de base, il intègre une gestion intelligente des documents, automatisant des tâches telles que la numérisation et la catégorisation.
Intalio Document capture les fichiers papier et électroniques, en les organisant dans un référentiel unifié. Cela garantit un accès et une conformité sans faille.
Selon un rapport de McKinsey, 30 % des processus d’automatisation peuvent réduire de 10 à 15 % le temps de traitement et le coût global des activités spécifiques à la vente. Pour les entreprises, cela signifie une gestion plus rapide et plus intelligente des documents, permettant aux équipes de se concentrer sur les objectifs stratégiques sans avoir à se soucier des tâches manuelles.
Caractéristiques des outils d’automatisation
Pour choisir un système de gestion de contenu documentaire, il faut se concentrer sur les fonctionnalités essentielles. Recherchez des entreprises qui automatisent la capture, organisent le contenu et soutiennent la collaboration.
Les solutions d’Intalio excellent dans la simplification des cycles de vie des documents, de la numérisation à la récupération. Des fonctionnalités telles que l’OCR et l’indexation des métadonnées rendent les données exploitables. Voici les principales fonctionnalités essentielles pour maintenir des opérations fluides et maximiser la productivité :
Simplification de la capture de documents
La capture de documents est un enjeu commun pour les entreprises. La numérisation et l’archivage manuels entraînent des erreurs et des retards.
Intalio Document numérise et organise les documents et automatise ce processus, en capturant facilement les fichiers papier et électroniques. Son outil de numérisation basé sur le web prend en charge tous les types de scanners, garantissant des téléchargements de haute qualité.
En organisant les fichiers dans un référentiel sécurisé, les outils d’Intalio éliminent les efforts manuels, permettant aux équipes d’accéder aux documents rapidement et efficacement.
Amélioration de la collaboration sur un navigateur
La collaboration souffre lorsque les documents ne sont pas facilement accessibles. Les systèmes traditionnels limitent l’accès à distance, ce qui inhibe la collaboration. Les outils de collaboration par navigateur d’Intalio permettent aux utilisateurs de consulter et de modifier des documents sur n’importe quel appareil, sans avoir à installer de solution. Cela permet aux équipes de collaborer efficacement et de partager des documents en temps réel, ce qui stimule la productivité au sein des services et entre eux, à l’intérieur comme à l’extérieur du bureau.
Amélioration de la recherche et de l’extraction
La recherche de documents est une épreuve difficile dans les grands référentiels. La recherche manuelle fait perdre des heures précieuses. Les fonctions de recherche performantes d’Intalio, telles que l’OCR et l’indexation plein texte, permettent une récupération rapide et précise.
Les utilisateurs peuvent rechercher des métadonnées ou utiliser des opérateurs booléens pour plus de spécificité. Les collaborateurs peuvent ainsi localiser immédiatement les documents essentiels, simplifier les processus et prendre des décisions fondées sur des données, sans frustration ni retard.
Facilitation de l’évolutivité et de l’intégration
Les entreprises ont besoin d’outils évolutifs pour faciliter leur croissance rapide. Les systèmes de gestion de contenu documentaire doivent s’interfacer de manière transparente avec les CRM ou les ERP pour permettre la libre circulation des données.
Intalio Document se connecte via des API, assurant la compatibilité avec SharePoint, entre autres plateformes. Les processus d’entreprise sont ainsi automatisés et ne perturbent pas les processus.
Les outils évolutifs s’adaptent aux volumes croissants de documents afin qu’une entreprise puisse maintenir ses performances et son efficacité dans le contexte d’une croissance de ses activités.
Dernières réflexions
Adopter une solution performante d’automatisation des documents n’est pas seulement un pas vers l’efficacité – c’est un saut vers la transformation digitale.
Avec le système de gestion documentaire évolutif et intelligent d’Intalio, les entreprises peuvent simplifier leurs opérations, éliminer les goulots d’étranglement manuels et contrôler totalement le cycle de vie de leur contenu, de la capture à la collaboration.
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