Nous avons souvent tendance à considérer les solutions numériques comme des outils qui aident les entreprises dans leur travail et facilitent leur accès à des pratiques de développement commercial jugées lucratives. Néanmoins, nous ne nous rendons pas toujours compte que ces solutions apportent non seulement une solution pour les entreprises, mais elles changent aussi le monde tel que nous le connaissons.
Les Solutions de Case Management sont utilisées pour gérer et suivre le processus de cas, d’une demande ou d’un fichier, et y autoriser l’accès pour les parties prenantes concernées. Une entité peut créer un formulaire, l’affecter à un dossier, standardiser les processus en fixant des règles de transition simples et effectuer le suivi jusqu’à la fin du processus. Cependant, ces solutions peuvent être l’outil même qui protège l’intégrité et harmonise les procédures opérationnelles standard (SOP) des Organisations Non Gouvernementales et autres organisations humanitaires.
Que ce soit pour protéger et réinstaller des réfugiés ou pour sauver des femmes et des enfants de la violence sexuelle et sexiste, toutes les ONG ont recours à des procédures de gestion des cas, et la plupart ont commencé à les automatiser.
Les 6 principales façons dont les ONG peuvent utiliser la gestion de cas dans leurs pratiques :
1) Filtrer les nouveaux cas
Les travailleurs sociaux peuvent créer un nouveau profil ou dossier pour la personne qu’ils assistent, en y joignant des photos, des pièces d’identité, des actes de naissance, etc. Ces documents peuvent être automatiquement stockés, nommés, et même filtrés en fonction de l’âge, du sexe et de la nationalité.
2) Envoi facile pour validation
Si ces dossiers doivent être validés avant d’entrer dans le circuit, ils peuvent être rationalisés et envoyés automatiquement au bon destinataire où ils peuvent être validés ou pas, sans avoir à utiliser de documents papier qui peuvent se perdre ou être endommagés.
3) Suivi du Statut
Si ces cas doivent faire l’objet de plusieurs procédures, les travailleurs sociaux peuvent générer une liste avec un vérificateur automatique qui coche ce qui a été effectué ou traité avant d’envoyer le cas à l’étape suivante de la procédure.
4) Protection accrue de la vie privée
Les documents peuvent être stockés au sein de ces plates-formes en chaîne qui sont accessibles à différents organismes tout en protégeant la vie privée des personnes en n’accordant l’accès qu’à une catégorie précise du personnel, actionnaires et décideurs.
5) Aperçu des données
Les travailleurs sociaux peuvent également recueillir des données sur les dossiers en cours, ce qui les aide à évaluer les cas prioritaires, les actions urgentes et même les statistiques pour leurs rapports et leurs propositions de subventions pour les dossiers actifs ou même les dossiers qui ont été stockés et archivés en toute sécurité.
6) Facilité de suivi
Les travailleurs sociaux peuvent même automatiser les rappels de suivi pour les tâches et les cas qu’ils doivent évaluer ou examiner après la mise en œuvre des tâches. Ensuite, même les cas qui ont été marqués comme étant clos peuvent être réévalués et faire l’objet d’un suivi.
Étude de cas sur la réinstallation de réfugiés
Le processus de réinstallation de réfugiés est une procédure à plusieurs niveaux qui fait intervenir de nombreux acteurs et décideurs. Pour mettre les choses en perspective, si un réfugié veut fuir son pays, il se rendra dans un bureau du HCR qui l’aidera à ouvrir un dossier et le transmettra aux agences désignées et au bureau en charge des réinstallations après de multiples contrôles de sécurité. Les informations sensibles du réfugié ne seront pas accessibles à tous les utilisateurs de la plateforme, à l’exception du personnel désigné, car toute infraction à la protection des données peut mettre en danger le réfugié et compromettre sa sécurité.
En bref:
- Un réfugié s’adresse à un bureau du HCR qui suite à un entretien déterminera s’il est éligible pour bénéficier du statut de réfugié.
- Si le réfugié répond aux critères, il sera orienté vers un organisme qui l’aidera dans sa procédure de réinstallation.
- Là, il sera soumis à un premier contrôle de sécurité pour s’assurer de son identité, suite auquel il effectuera un deuxième entretien avec les agents du ministère de l’Intérieur du pays concerné.
- Une fois approuvés, ils passeront par le circuit pour être soumis à un contrôle de sécurité biométrique. S’ils passent cette étape, ils seront affectés à un organisme qui les parrainera et les accompagnera dans leurs démarches jusqu’à leur arrivée.
- Le réfugié suivra ensuite une orientation culturelle ainsi qu’un examen médical avant de se soumettre à un autre processus d’habilitation de sécurité.
- Les réfugiés seront à nouveau contrôlés à l’aéroport avant d’être admis dans leur nouveau pays d’accueil.
Conclusion
Imaginez que tout ce processus se fasse manuellement avec des milliers de fichiers imprimés. Imaginez que les agents chargés du traitement des dossiers prennent des informations confidentielles dans des enveloppes et les envoient par la poste locale à une deuxième entité, qui les renverra ensuite dans un autre pays, etc. Ou encore, imaginez que les agents chargés du traitement des dossiers ne font que les stocker manuellement en toute sécurité pour les archiver. Tout cela prouve les Solutions de Case Management pourraient avoir un impact encore plus important au niveau des ONG que dans les entreprises.
Le travail humanitaire n’est pas chose aisée, mais Intalio est fier de faire partie de ceux qui changent la donne en facilitant le travail humanitaire grâce aux solutions numériques fournies qui peuvent aider ces héros à rendre le monde meilleur, un cas à la fois.
