Dès l’apparition de la pandémie de la COVID-19, les pays se sont fermés contraignant ainsi leurs citoyens à se confiner. Les entreprises ont été involontairement acculées à abandonner le travail en présentiel et de passer immédiatement au télétravail, sans la moindre période de transition. Auparavant, la grande majorité des entreprises n’avait jamais eu à mettre en place des politiques ou des guides de bonnes pratiques en matière de protection des données pour les collaborations en ligne, ni pour les échanges d’informations critiques telles que les données personnelles des clients ou des bénéficiaires, s’exposant de ce fait au risque d’atteinte de la vie privée.
La protection des données constitue un élément de la sécurité des données qui se préoccupe de la façon dont les entreprises gèrent les données, à partir de leur capture, en passant par leur stockage, jusqu’à leur partage. Néanmoins, la protection des données est réglementée à l’échelle mondiale par des lois et des réglementations, telles que les règles relatives à la protection des données dans l’UE et les lois américaines sur la protection des données, qui permettent aux personnes concernées d’avoir un contrôle sur les informations et les données les concernant. Le non-respect de ces réglementations et la non-conformité avec les lois relatives à la protection des données peut coûter aux entreprises des millions de dollars en poursuites judiciaires. Les lois relatives à la protection des données dans le secteur de la santé et au sein des institutions financières remontent à plus de 23 ans, tandis que le secteur de l’éducation est régi par une réglementation qui remonte à 1974.
Comme la quasi-totalité des données d’un individu se trouve désormais en ligne, il est tout à fait normal que les gens soient de plus en plus préoccupés par leurs données personnelles et par la manière de les protéger, ce qui a conduit à l’apparition de services de contenu et de solutions tels que le Records Management, le Documents Management, le Digital Assets Management etc.
Une immersion plus profonde dans la protection des données
Bien que certaines institutions estiment qu’il leur suffit de ne pas partager les informations relatives à leurs clients en ligne pour se conformer à la réglementation sur la protection des données, cependant, de nombreux défis sous-jacents entrent en jeu.
L’erreur humaine
L’erreur humaine constitue le plus grand défi en matière de protection des données car utiliser des mots de passe faibles, effacer des données par inadvertance, égarer son ordinateur portable dans un lieu public, faire l’objet d’une escroquerie, pourraient mettre en péril la protection et la sécurité des données sensibles de toute entreprise. Les entreprises devraient investir à la fois dans des formations pour protéger les données et les sécuriser et dans des logiciels qui les prémuniraient de la perte ou de la fuite de données.
Le coût de la violation des données
La violation des données ou le risque de divulguer des informations privées peut également coûter des millions de dollars aux entreprises en raison des sanctions réglementaires et des éventuelles poursuites judiciaires qu’elles encourent. C’est pourquoi, il serait plus judicieux pour une entreprise d’investir dans des solutions logicielles de sécurité clé en main qui leur permettraient un traitement et une gestion plus appropriées des informations et des dossiers vitaux.
La croissance exponentielle des données
Avec des méga-octets et des méga-octets d’information générés à la seconde, les entreprises se doivent de rester au diapason en matière de sécurisation et de protection des données sensibles et personnelles telles que les informations personnelles identifiables, notamment avec les millions de données piratées et violées chaque année. Ce trafic d’information en constante augmentation a rendu très difficile pour les entreprises de traiter et protéger un si grand nombre de données et d’informations.
Vulnérabilités des systèmes ouverts
L’évolution rapide des technologies et les développements de logiciels concourent à une augmentation rapide des vulnérabilités. Cela se traduit forcément par une augmentation des violations des données, ce qui rend difficile, voire plus exigeante encore, la tâche des administrateurs de sécurité lorsqu’ils ne recourent pas à l’aide de solutions logicielles dédiées à la couverture des patches de sécurité.
Les entreprises doivent non seulement se préoccuper de ces défis, mais aussi de la réglementation régissant
la protection des données, telle que le règlement général sur la protection des données (RGPD), qui octroie aux individus le droit de protéger leurs données personnelles par le truchement de politiques telles que « le droit à l’accès aux informations personnelles », « le droit à la portabilité des données », « le droit à la rectification », et «le droit à l’oubli ».
Ces droits, en bref, permettent à l’individu de prendre contact avec une entreprise détentrice de ses données personnelles, de se renseigner sur les données dont l’entreprise dispose, de demander une copie à garder, de demander à rectifier des informations erronées, et enfin, il dispose du droit de demander à l’entreprise de supprimer toutes ses informations. Tout manquement de le faire au nom de l’entreprise détentrice de l’information, et même l’oubli de la moindre parcelle d’information, pourrait coûter des millions de dollars pour non-conformité.
Les solutions de Records Management, un bouclier pour la protection des données
Aujourd’hui, plus que jamais, avec la génération exponentielle de données et d’informations, ainsi que l’importance accrue et la rigueur des dispositions réglementaires, les organisations doivent mettre en place des systèmes efficaces de records management.
Qu’est-ce que le Records Management ?
Nous savons tous que le Records Management ou la gestion des archives, est le processus qui commence avec la création de données jusqu’à l’archivage. Elle assure la bonne tenue et la protection d’informations vitales telles que les documents financiers et légaux pour ne citer que quelques-uns. Elle veille à ce que les données de valeur soient classifiées et préservées, et que les données sans valeur soient éliminées à l’aide de consignes spécifiques, afin que l’organisation soit conforme à la législation.
Caractéristiques du Records Management :
Du temps où tout se faisait manuellement et où les documents étaient perdus ou égarés, les entreprises avaient conscience de la nécessité de trouver un moyen plus efficace de traiter les données, ouvrant ainsi la voie à la numérisation des données. Aujourd’hui, les solutions de Records Management pourraient aider à maintenir et protéger la confidentialité des données en accordant l’accès et l’autorité à des entités spécifiques. Cela aide les organisations à réduire le risque de mauvais traitement des informations par des employés non formés. Une autre caractéristique importante est le cryptage des données par l’ICP qui ne permet qu’à certains utilisateurs de les décrypter.
En outre, ces solutions permettent un contrôle et une conservation sûrs, ce qui facilite la suppression des données, notamment dans les cas où les personnes usent de leur « droit à l’oubli ». Non seulement ces solutions offrent des résultats de recherche centralisés qui ne laissent aucune donnée non lue, mais elles permettent également d’identifier, de réduire, et de résoudre les risques en matière de sécurité et de confidentialité.
Les 5 principaux avantages du Records Management
Bien que les avantages du Records management soient innombrables et nous en avons vu beaucoup, néanmoins, les avantages de ces solutions englobent la protection des données. Voici les cinq principaux avantages des systèmes du Records Management :
- Gestion efficace des données : de la capture à l’archivage, en suivant des protocoles spécifiques qui laissent une infime marge d’erreur, afin d’organiser la croissance exponentielle des données au sein d’une institution.
- Réduction des redondances des données et de l’information : face au risque de répétition et de duplication des données, le système peut soit avertir des usagers spécifiques ou suivre automatiquement des instructions sur la façon de traiter les redondances.
- Réduction des coûts de stockage : passage du coût des documents papier stockés dans des unités de stockage onéreuses avec l’utilisation de fournitures à des plates-formes numériques centralisées faciles à utiliser qui sécurisent toutes les données appartenant à une entreprise ou à une organisation
- Suppression des dossiers inutiles : en se débarrassant correctement et en toute sécurité des dossiers de valeur, périmés ou dupliqués.
- Responsabilité et accès opportun : en contrôlant l’autorité et la responsabilité de l’utilisation de l’information sur la plateforme, de même que l’accès et le suivi des données et de l’information en temps réel.
Conclusion
Le Records management peut aider les entreprises à chaque étape du cycle de vie des données, ainsi que protéger et respecter également les droits relatifs à la confidentialité des données. Intalio offre un logiciel pour le Records Management capable d’attribuer des identifiants spécifiques et de s’assurer de l’authenticité des données. Cette solution permet aux entreprises de se conformer à la fois aux réglementations internes et externes, limitant ainsi les risques et les violations.
Au-delà des caractéristiques standard, avec la solution Intalio pour le Records Management, les entreprises peuvent appliquer des procédures taillées sur mesure afin de se conformer aux réglementations, ainsi que définir un calendrier de conservation avec le choix entre des transitions automatiques ou manuelles.
Il peut également alerter les parties prenantes en les invitant à agir immédiatement avec un procédé préconfiguré qui requiert une confirmation avant toute suppression. Enfin, avec la solution Intalio pour le Records Management, les utilisateurs pourraient générer des pistes de vérification et des rapports qui comprennent les médias utilisés, les copies sur d’autres supports et les journaux d’événements.
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités offertes par la solution d’Intalio Record Management et la manière dont elle peut vous aider à protéger la confidentialité des données de votre institution, visitez notre site web.
