Ce que l’on appelait autrefois les « intranets » a, pour l’essentiel, été relégué à l’arrière-plan. À leur place, les portails d’entreprise étaient censés offrir non seulement un référentiel central, mais aussi un espace dynamique où les équipes pourraient réellement travailler. Malgré cela, la plupart des entreprises continuent de traiter ces portails comme des systèmes d’archivage glorifiés, avec des autorisations et des contrôles légèrement améliorés.
En réalité, le rythme actuel ne permet pas d’utiliser des systèmes statiques. Les équipes qui utilisent ces portails sont dispersées, interfonctionnelles et dépendent fortement d’informations précises pour prendre des décisions rapides. Un portail d’entreprise de nouvelle génération n’est pas là pour organiser des dossiers, mais pour connecter les gens à ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, sans obstacle inutile.
Ce type de portail ne se contente pas d’héberger du contenu. Il agit comme un système qui offre une visibilité complète sur les actifs digitaux et sur le fonctionnement de l’entreprise. De plus, comme ces portails sont conçus en gardant à l’esprit l’entreprise moderne, ils sont capables d’évoluer et de changer en fonction des besoins de l’entreprise et de rendre le travail moins fragmenté.
Les interfaces peuvent avoir l’air propres et vous faire perdre du temps
Il ne manque pas de solutions qui paraissent minimales en surface mais qui cachent une complexité et des inefficacités en -dessous. Certains portails vont trop loin en donnant la priorité à leur aspect plutôt qu’à leur facilité d’utilisation et en rendant plus difficile l’accès aux fonctionnalités essentielles.
Par exemple, les tableaux de bord qui ne présentent qu’une poignée de widgets peuvent réduire l’encombrement visuel, mais ils obligent souvent les utilisateurs à faire plusieurs clics pour accéder à des outils essentiels. Par ailleurs, les processus qui reposent sur la collaboration, tels que la soumission d’approbations, l’examen de contrats ou la résolution de blocages, sont noyés dans des interfaces peu visibles.
La solution n’est pas d’abandonner la simplicité visuelle. Il s’agit d’être honnête sur ce qui doit être visible et à quel moment. Les portails bien conçus offrent un contexte à la demande et donnent à chaque utilisateur ce dont il a besoin d’emblée, avec la possibilité d’approfondir l’information si nécessaire. C’est ce qui fait la différence entre une interface esthétique et une interface productive.
Les gens ne travaillent pas en vase clos et votre portail ne devrait pas l’être non plus
Les services qui fonctionnaient autrefois de manière indépendante partagent aujourd’hui plus de responsabilités que jamais. Le marketing dépend des finances pour l’alignement budgétaire, le service juridique a besoin de mises à jour de produits pour les divulgations de conformité, et le service clientèle s’appuie sur des données en temps réel provenant de presque tous les services de l’entreprise. Si un portail d’entreprise ne tient pas compte de ces chevauchements, il devient un autre endroit où le travail est bloqué.
Un portail moderne doit refléter la nature interconnectée des équipes. Cela signifie qu’il doit rassembler des données provenant de différentes sources, les présenter en fonction des rôles et des besoins, et créer des passerelles claires vers l’action. Vous ne devriez pas avoir à rechercher des mises à jour dans plusieurs systèmes alors qu’une seule connexion peut fournir une vue opérationnelle complète.
Cela signifie également que les portails doivent s’adapter à la manière dont les équipes les utilisent. Si les collaborateurs passent la majeure partie de leur journée dans les messageries électroniques ou Slack, un bon portail s’intégrera à ces outils plutôt que de leur faire concurrence. Il n’a pas besoin d’être le seul endroit où l’on travaille, il doit juste être l’endroit où tout est réuni.
Les portails deviennent discrètement le cœur de la continuité des activités
L’un des rôles les moins discutés, et pourtant les plus importants, d’un portail d’entreprise est de préserver la continuité. Lorsque des collaborateurs quittent l’entreprise ou que des équipes se restructurent, le risque de perte de contexte est élevé. Ce qui a été décidé, par qui et pourquoi, voilà le genre de détails qui restent souvent dans les boîtes de réception ou les réunions que personne n’a enregistrées.
Un portail de nouvelle génération permet d’éviter plus facilement que ces connaissances ne disparaissent. En organisant les décisions, les documents et l’historique des tâches en un seul endroit, il donne aux collaborateurs futurs la possibilité de reprendre là où les autres se sont arrêtés. Ce n’est pas seulement utile, c’est aussi essentiel dans les environnements où la rotation ou l’évolution sont constantes.
Les portails qui s’intègrent à d’autres outils d’entreprise servent de force stabilisatrice lorsque des changements surviennent ailleurs. Si un CRM est remplacé ou si un outil de reporting est modifié, le portail peut absorber ce changement sans perturber les utilisateurs.
L’adoption ne se fait pas parce qu’un portail a des fonctionnalités
De nombreuses stratégies de déploiement se concentrent sur la mise en service de la plateforme, en supposant que les utilisateurs l’adopteront naturellement si l’interface est suffisamment intuitive. Si un portail aide une personne à faire son travail plus rapidement, à réduire les suivis ou à éliminer la confusion, elle y reviendra régulièrement. S’il ne le fait pas ou s’il ajoute des étapes inutiles au processus, il l’évitera.
Pour favoriser une utilisation à long terme, les entreprises doivent identifier des processus spécifiques afin d’ancrer l’adoption du portail. Les demandes de congés, les approbations de budget ou l’accueil des clients sont des points de départ idéaux. Ces tâches ne sont pas très prestigieuses, mais elles sont répétitives, fréquentes et faciles à mesurer. À partir de là, l’adoption se généralise à mesure que les gens réalisent qu’il ne s’agit pas seulement d’un système, mais d’un raccourci pour faire les choses.
Quand un portail commence-t-il à faire ses preuves ?
Un portail ne doit pas être évalué uniquement sur la base des connexions ou des statistiques d’utilisation. Sa valeur se manifeste dans les schémas opérationnels : moins de réunions nécessaires pour s’aligner, moins d’encombrement des emails et moins d’erreurs causées par le travail sur le mauvais fichier ou la mauvaise version.
Dans les entreprises qui adoptent correctement le portail, vous entendrez souvent une phrase comme « C’est déjà sur le portail ». Ce commentaire banal signale un changement d’habitude, car les gens s’attendent désormais à trouver ce dont ils ont besoin sans avoir à le demander. C’est subtil, mais cela change la façon de travailler.
Pour les responsables, il devient plus facile de suivre les progrès sans interrompre les équipes. Pour les opérations, la documentation devient plus fiable. D’autre part, pour les services informatiques, la prise en charge d’un portail que les utilisateurs utilisent réellement signifie moins de demandes de correctifs ponctuels ou de solutions de contournement.
Votre portail doit refléter votre façon de travailler
Les portails d’entreprise ne sont pas une solution abstraite à un problème hypothétique. Soit ils correspondent au mode de fonctionnement de vos équipes, soit ils sont ignorés. La nouvelle génération de portails digitaux n’a pas pour but d’offrir plus de fonctionnalités ou une meilleure image de marque. Il s’agit d’une véritable utilité, d’une adaptabilité et d’une fiabilité tranquille qui permet aux gens de passer plus de temps à faire avancer le travail et moins de temps à chercher où il se trouve.
Si votre portail ne remplit pas cette fonction, il est peut-être temps de repenser ce dont vos équipes ont réellement besoin et de reconstruire à partir de là. Avec le système de gestion des actifs numériques d’Intalio, vous pouvez connecter les personnes, les processus et la technologie pour gérer efficacement tous vos actifs digitaux. Réservez une démonstration dès aujourd’hui pour découvrir comment il fonctionne et comment notre équipe peut vous aider à construire votre propre portail.
